نگاهی اجمالی به مزیت های تجزیه و تحلیل کسب و کار- بخش دوم

امروزه تقاضا برای تجزیه و تحلیل کسب و کار خوب، زیاد است و دلیل خوبی هم دارد؛ سرمایه گذاری در بهبود قابلیت های تجزیه و تحلیل کسب و کار، می تواند بازگشت بزرگی داشته باشد. به سادگی، سازمان‌هایی که قابلیت‌های تحلیل کسب ‌و کار قوی را توسعه نداده‌اند، در یک نقطه ضعف رقابتی قرار دارند.
پیشنهاد می کنیم برای درک بهتر موضوع در ابتدا، مقاله “نگاهی اجمالی به مزیت های تجزیه و تحلیل کسب و کار- بخش اول” را مطالعه کنید.
در مقاله قبلی در رابطه با دو مزیت “افزایش ROI” و “افزایش نرخ موفقیت” صحبت کردیم، در ادامه مبحث ذکر شده، در اینجا به دو مزیت “ارتباطات بهبود یافته” و “پیش بینی مشکلات کسب و کار” اشاره می کنیم.

ارتباطات بهبود یافته

سازمان ها پول و زمان زیادی را برای رفع یک خطا که منجر به تاخیر در پروژه می شود، تلف می کنند. کاربرد تجزیه و تحلیل کسب و کار برای سازمان و کارکنان بسیار سودمند می باشد؛ چرا که همکاری تیمی را بهبود می بخشد و منجر به اجرای سریعتر پروژه می شود. همچنین از اشتباهات جلوگیری کرده و دوباره کاری در پروژه ها را کاهش می دهد. همکاری تیمی موثر، پروژه‌ها را دقیقا مطابق بودجه تعیین شده، به درستی اجرا می کند.
تحلیل گران کسب و کار به سازمان ها کمک می کنند تا فرآیندها، سیستم ها و عملیات خود را با تجزیه و تحلیل روش های جاری، تعریف الزامات کسب و کار و پیشنهاد راهکارها، بهبود بخشند. به عبارت دیگر، تحلیل گران کسب و کار به کار ” تغییر کسب و کار” مشغول هستند.
هنگامی که تحلیل گران کسب و کار، مشکلات و راهکارها را تعریف می کنند، از طریق ارتباطات و برنامه ریزی دقیق، در سراسر سازمان، به شروع تغییرات کمک می کنند. از آنجایی که تجزیه و تحلیل کسب و کار، کل سازمان را در بر می گیرد، تحلیل گر کسب و کار باید ارتباطات متقابل عملکردی را تسهیل کند و به طور موثر به الزامات تغییر و مسیر رو به جلو اشاره کند. بنابراین لازم است که ذینفعان در هر سطح، از این ابتکار حمایت کنند.
اینجاست که یک برنامه ارتباطی قوی وارد می شود.
تحلیل گران کسب و کار باید در ارتباطات ماهر باشند که توسط یک استراتژی ارتباطی قوی و برنامه ریزی قادر به برقراری ارتباط قوی باشند، چرا که بدون حمایت از سوی کارمندان و رهبران در سراسر سازمان، ابتکارات تغییر، ثابت خواهد بود.
در ادامه به این خواهیم پرداخت که یک طرح ارتباطی تحلیل کسب و کار چیست، چرا مهم است و بهترین روش ها برای توسعه استراتژی ارتباطی تحلیل گران کسب و کار، کدام است.

چرا داشتن یک برنامه ارتباطی مهم است؟

یک استراتژی ارتباطی رسمی به تحلیل گران کسب و کار کمک می کند تا الزامات تغییر، ابتکارات پروژه و الزامات کسب و کار را به طور واضح و پیوسته در میان بگذارند. این بخش مهمی از استراتژی ارتباطی است، زیرا تحلیل گران کسب و کار باید در سراسر سازمان و در سراسر فرآیند مدیریت تغییر تکرار شونده، ارتباط برقرار کنند.

شکل 1: استراتژی ارتباطات

همانطور که پروژه ها و الزامات تکامل می یابند و ذینفعان مختلف درگیر فرآیند می شوند (یا تحت تاثیر ابتکارات قرار می گیرند)، ارتباطات، به عنوان چسبی عمل می کند که همه چیز را در کنار یکدیگر و در یک مجموعه نگه می دارد.
یک طرح ارتباطی، یک نقشه راه، برای هدایت تصمیمات پیام رسانی و اطمینان از انتقال اطلاعات به روش صحیح به افراد مناسب، ارائه می دهد.
به طور خلاصه، یک برنامه ارتباطی قوی:
• کارها را مرتب نگه می دارد.
• کارایی را از طریق یک فرآیند تعیین شده هدایت می کند.
• تضمین می کند که ارتباطات به مخاطب مناسب برسد.

طرح ارتباطی تجزیه و تحلیل کسب و کار چیست؟

ارتباط الزامات، بخش مهمی از مسئولیت های تحلیل گر کسب و کار است. ارتباطات مداوم و تکراری، به تحلیل گر کسب و کار کمک می کند تا الزامات، یافته ها و توصیه های کلیدی کسب و کار را در سراسر فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار منتقل کند.
تجزیه و تحلیل کسب و کار و ارتباطات الزامات، شامل فعالیت های متعددی است:
• مدیریت تعارضات؛
• تعیین رویکرد مورد نیاز؛
• بسته الزامات؛
• بررسی الزامات؛
• ارائه تحلیل الزامات؛
• تایید الزامات.
برای برقراری ارتباط موفقیت آمیز، از طریق هر یک از این وظایف، تحلیل گران کسب و کار نیاز به یک برنامه ارتباطی واضح دارند.
طرح ارتباطی تجزیه و تحلیل کسب و کار، چارچوبی است که به اسناد تحلیل کسب و کار کمک می کند که:
• چه اطلاعاتی، باید به اشتراک گذاشته شود.
• چه کسی، نیاز به دریافت اطلاعات دارد.
• چه زمانی، اطلاعات باید تحویل داده شود.
• نحوه اشتراک گذاری اطلاعات (پلتفرم و تنظیمات).
• اقدامات مورد نیاز ذینفعان (خروج، بررسی، ارائه بازخورد).
• مراحل بعدی پس از اقدامات ذینفعان.
یک برنامه ارتباطی خوب، باید هدف ارتباط، چگونگی دستیابی به آن اهداف، مخاطبان، جدول زمانی ارائه و نحوه سنجش نتایج را مشخص کند.
از تصاویر بصری، برای ترسیم طرح های ارتباطی خود و پیگیری استراتژی های کلیدی اطلاعات استفاده کنید. تصاویری مانند نمودار طرح ارتباطی یا ماتریس ارتباطی که در زیر آمده است به شما در شروع کار کمک می کنند.

شکل 2: نمونه ای از ماتریس ارتباطات

تجسم برنامه ارتباطی شما، چارچوب شما را در دسته های کلیدی مانند ذینفعان، محصولات قابل تحویل، مالکان پروژه، اولویت و روش تحویل، سازماندهی می کند. از راه حل های تجسمی که به راحتی قابل اشتراک گذاری هستند برای انتشار کارآمد اطلاعات و نگه داشتن همه، در یک صفحه استفاده کنید.

بهترین شیوه ها برای توسعه برنامه های ارتباطی

ایجاد و پیاده سازی یک برنامه ارتباطی قوی، نیازمند کار است. اما نتیجه این کار ارزشمند است. از نکات زیر برای تثبیت ارتباطات کسب و کار خود، در هر مرحله استفاده کنید.
1. اهداف ارتباطی خود را تعیین کنید.
هدف شما از ارتباط چیست؟ به عنوان مثال، آیا شما تعارضات را مدیریت می کنید، یک بسته الزامات ایجاد می کنید یا به دنبال تایید ذینفعان هستید؟ هر هدف، بر نحوه ارتباط شما با مخاطبان و ابزارها و استراتژی هایی مورد استفاده، تأثیر می گذارد.
به عنوان مثال، اگر در حال مدیریت تعارض پیرامون الزامات کسب و کار و انتظارات ذینفعان هستید، باید همه را در یک اتاق دور هم جمع کنید، تا برای پر کردن شکاف، جلسه ای داشته باشید. یا لازم است، یک ارائه همراه با تحقیقات پشتیبان اضافی، برای تایید از تحلیل نیازهای اولیه خود تهیه کنید.
2. مخاطبان خود را در نظر بگیرید.
نحوه انتقال اطلاعات به مخاطبان شما، نیز بستگی دارد. در نظر بگیرید که چه قالب ارتباطی و پیام رسانی برای هر فرد یا گروهی که با آنها در ارتباط هستید، موثرتر است.
برای مثال، مخاطبان شما بیشترین استقبال را از ارائه رسمی با ایمیل داشته باشند. با مخاطبان خود، در جایی که حضور دارند، ملاقات کنید و در عین حال، اطمینان حاصل کنید که تمام الزامات به طور کامل در طول فرآیند برای مرجع مستند هستند.
روش های ارتباطی می تواند شامل موارد زیر باشد:
• اعلام حضور
• گزارش های وضعیت
• خلاصه جلسات
• ارائه ها
• کنفرانس ویدیویی
• چت یا ایمیل
• ابزارهای همکاری مشترک، مانند تصاویر تعاملی
3. به تناوب ارتباطات، توجه کنید.
ارتباطات می تواند مشارکت شرکت شما را ایجاد کند یا شکست دهد. در حالی که آنچه شما می گویید مهم است، چگونگی ارتباط شما نیز نقش مهمی را در ایجاد اعتماد بازی می کند و همه را در همان صفحه در سراسر فرآیند مدیریت تغییر نگهداری می کند.
کارکنان را رها نکنید، تا بدانید، در کسب و کار چه می گذرد یا چگونه بر افراد تأثیر می گذارد. افراد را وارد گفت و گو کنید تا همیشه با به روزترین اطلاعات کار کنید و مطمئن شوید که همه افراد به همه اطلاعات دسترسی دارند.
توجه به فراوانی و تناوب ارتباطات شما، باعث بهبود تعامل و حمایت از سوی ذینفعان، در سراسر سازمان می شود.
4. از تصاویر بصری برای ارائه ارتباطات خود استفاده کنید.
ارتباطات باید منسجم و واضح باشد. استفاده از برنامه های پیچیده و سنگین متنی بجای نقشه های راه ساده خودداری کنید. در حالی که بسیاری از تحلیل گران کسب و کار، طرح‌های خود را در صفحات گسترده یا اسناد متنی ترسیم می‌ کنند، تصاویر بصری به شما کمک می کنند تا برنامه‌ها و اطلاعات پیام‌رسانی خود را به سادگی و به طور مؤثر در هر مرحله از تجزیه و تحلیل کسب ‌و کار سازماندهی و ارائه دهید.
الگوهای زیر می توانند به شما در شروع کار کمک کنند:
• جریان فرآیند BPMN
o نمودارهای جریان فرآیند BPMN، به تحلیل گران کسب و کار، کمک می کند تا فرآیندهای کسب و کار فعلی را درک کنند و فرصت هایی را برای بهبود آنها شناسایی کنند.
• کارت امتیازی متوازن
o کارت‌های امتیازی متوازن، به تحلیل گر کسب و کار کمک می‌کنند که معیارهای کسب و کار فعلی را با اهداف استراتژیک مقایسه کنند.

شکل 3: استفاده از تکنیک کارت امتیازی متوازن در بهبود ارائه ارتباطات

• بوم مدل کسب و کار
o بوم مدل کسب و کار، یک سند یک صفحه ای است که برنامه های کسب و کار شما را خلاصه می کند. این یک دارایی عالی برای تحلیل گران کسب و کار می باشد، زیرا به طور مختصر، استراتژی، برنامه ها و چشم انداز را با جزئیات کافی، برای ارائه زمینه و اطلاعات واضح در مورد فرآیند و تصمیم گیری، به اشتراک می گذارد.
تجزیه و تحلیل کسب و کار موفق بدون یک برنامه ارتباطی که به خوبی اجرا شده باشد، کامل نمی شود. از این نکات ذکر شده، در سازمان خود استفاده کنید تا تاثیر آن را در تحلیل کسب و کار خود حس کنید.

پیش بینی مشکلات کسب و کار

تجزیه و تحلیل کسب و کار بینشی به ما می دهد و به ما در پیش بینی هر گونه مشکلی که ممکن است به وجود آید، کمک می کند. با ایجاد یک راهکار عملی، می توانیم با اجرای بهترین روش ها و تکنیک ها از دوباره کاری پروژه جلوگیری کنیم. مشکلات در دنیای بازاریابی، اجتناب ناپذیر هستند. بهتر است برای پیش بینی مشکلات آینده و رفع فوری آنها آماده باشید.

استفاده از داده ها، برای پیش بینی نتایج کسب و کار

تجزیه و تحلیل کسب و کار، کاربرد عملی تجزیه و تحلیل آماری و فناوری بر روی داده های کسب و کار، برای شناسایی و پیش بینی روندها و پیش بینی نتایج کسب و کار است. شرکت تحقیقاتی گارتنر تجزیه و تحلیل کسب و کار را به عنوان “راه حل هایی که برای ساخت مدل های تحلیلی و شبیه سازی، برای ایجاد سناریوها، درک واقعیت ها و پیش بینی وضعیت های آینده استفاده می شوند”، تعریف می کند.
چشم انداز “تجزیه و تحلیل داده ها” و “هوش تجاری”، از چشم اندازهای 11 گانه تجزیه و تحلیل کسب و کار، در این امر به تحلیل گر کسب و کار کمک می کند.

انواع تجزیه و تحلیل کسب و کار

با توجه به مدرسه کسب و کار آنلاین هاروارد، سه نوع اصلی تجزیه و تحلیل کسب و کار وجود دارد:
• تجزیه و تحلیل توصیفی
o در حال حاضر در کسب و کار شما چه اتفاقی می افتد؟ تجزیه و تحلیل توصیفی، از داده های قبلی و فعلی برای توصیف وضعیت فعلی سازمان، با شناسایی روندها و الگوها استفاده می کند. این حوزه اختیارات هوش تجاری (BI) است.
• تجزیه و تحلیل پیش بینی کننده
o در آینده چه اتفاقی می افتد؟ تجزیه و تحلیل پیش بینی کننده، از تکنیک هایی مانند مدل سازی آماری و پیش بینی کننده و یادگیری ماشینی، برای پیش بینی نتایج آینده استفاده می کند.
• تجزیه و تحلیل تجویزی
o چه کاری باید انجام دهیم؟ تجزیه و تحلیل تجویزی، استفاده از آزمایش و تکنیک های برای توصیه راهکار های خاص است که نتایج مطلوب کسب و کار را ارائه می دهد.
شرکت آموزش مهارت های دیجیتال Simplilearn نیز نوع چهارم تجزیه و تحلیل را اضافه کرده است:
• تجزیه و تحلیل تشخیصی
o چرا این اتفاق می افتد؟ تجزیه و تحلیل تشخیصی، از تکنیک های تجزیه و تحلیل برای کشف عوامل یا دلایل عملکرد گذشته یا فعلی استفاده می کند.

شکل 4: انواع تجزیه و تحلیل

تجزیه و تحلیل کسب و کار در مقابل تجزیه و تحلیل داده ها

تجزیه و تحلیل کسب و کار، زیرمجموعه ای از تجزیه و تحلیل داده ها است. تجزیه و تحلیل داده ها، در سراسر رشته ها، برای یافتن روندها و حل مشکلات، با داده کاوی، پاکسازی داده ها، تبدیل داده ها، مدل سازی داده ها و موارد دیگر صورت می پذیرد. تجزیه و تحلیل کسب و کار همچنین شامل داده کاوی، تجزیه و تحلیل آماری، مدل سازی پیش بینی کننده و مواردی از این دست است، اما بر تصمیم گیری های کسب و کار بهتر، متمرکز است.

تجزیه و تحلیل کسب و کار در مقابل هوش تجاری

تجزیه و تحلیل کسب و کار و هوش تجاری (BI)، اهداف مشابهی را دنبال می کنند و اغلب به عنوان اصطلاحات قابل تعویض استفاده می شوند، اما BI را می توان زیرمجموعه ای از تجزیه و تحلیل کسب و کار در نظر گرفت. BI بر تجزیه و تحلیل توصیفی، جمع آوری داده ها، ذخیره سازی داده ها، مدیریت دانش و تجزیه و تحلیل داده ها برای ارزیابی داده های کسب و کار گذشته و درک بهتر اطلاعات شناخته شده فعلی تمرکز دارد. در حالی که تجزیه و تحلیل کسب و کار، داده های قبلی را برای هدایت تصمیم گیری کسب و کار مطالعه می کند، تجزیه و تحلیل کسب و کار در مورد نگاه به آینده است. از داده‌کاوی، مدل‌سازی و یادگیری ماشینی برای پاسخ به «چرا»های چیزی استفاده می‌کند و پیش‌بینی می‌کند و در آینده چه اتفاقی می‌افتد.

جمع بندی

در این مقاله از سری مقاله های مزیت تجزیه و تحلیل های کسب و کار، به مزیت های “ارتباطات بهبود یافته ” و “پیش بینی مشکلات کسب و کار ” پرداختیم.
در این مقاله به اهمیت کار تیمی و ارتباط تحلیل گر کسب و کار با تیم پروژه و افراد سازمان اشاره شد. همانطور که ذکر شده، از اهمیت حمایت ذینفعان در پروژه نمی توان چشم پوشی کرد. به زبان دیگر، می توان گفت که افراد و تعاملات بینشان در سازمان و پروژه از انجام فرایند ها و ابزار ها مهم تر بوده است. بنابراین تحلیل گر کسب و کار باید ارتباط خود را با ذینفعان همواره بهبود ببخشد، تا در نهایت الزامات را به درستی تشخیص داد و مدیریت کرد.
با پیشرفت فناوری و کاربرد بیش از پیش یادگیری ماشینی، کلان داده ها، فضاهای ابری و …. دیگر نمی توان از موضوع پیش بینی و تحلیل داده ها گذشت. امروزه، در تمامی حرفه ها و رشته ها، با استفاده از داده های قبلی و کنونی و تحلیل آنها و همچنین پیش بینی روند این داده ها بوسیله ابزارها وتکنیک های مدرن، بسیاری از مشکلات پیش بینی می شوند. تحلیل گر کسب و کار نیز با جمع آوری دقیق داده ها و نگاهی تحلیل گرانه به آنها، مشکلات کسب و کار را در فضای VUCA پیش رو کشف و تحلیل کرده و راهکارهای مناسب را ارئه می دهد.

حتما نظر خودتون رو برامون بنویسید