پنج گروه فرآیندی مدیریت پروژه ها بر اساس استاندارد PMBOK 6

در مدیریت پروژه به طور کلی و به طور خاص راهنمای مجموعه دانش مدیریت پروژه (راهنمایPMBOK) بهترین شیوه ها و مجموعه ای بسیار خاص از گروه های فرآیندی را دیکته می کنند که باید انجام شوند. این فرآیند های مدیریت پروژه، به عنوان آغازین، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و خاتمه نامیده می شوند. در راهنمای PMBOK، به آن‌ها گروه‌های فرآیندی گفته می‌شود زیرا هر یک شامل یا در خود فرآیندهای خاصی است که باید انجام شوند.

برای کسب دانش بیشتر در رابطه با استاندارد PMBOK 6 به مطلب از سیر تا پیاز استاندارد PMBOK 6 رجوع کنید.

شکل1: پنج گروه های فرایندی   

حال این سوال مطرح می شود که با داشتن پنج گروه فرآیندی گسسته مدیریت پروژه در صدد حل چه مشکلی هستیم؟ پاسخ این است که این فرآیندها به ما یک پس‌زمینه سازمانی برای برنامه‌ریزی، اجرا و مدیریت موفقیت‌آمیز یک پروژه خوب را می‌دهند. با این اوصاف، بیایید به هر یک از این گروه های فرآیندی به نوبه خود نگاه کنیم و کشف کنیم که چرا هر کدام برای موفقیت یک پروژه بسیار حیاتی هستند.

آغازین

طبق PMI، در فرآیند آغازین مدیریت پروژه، چشم اندازی از آنچه که باید انجام شود، تعیین می شود. اینجاست که پروژه به طور رسمی توسط حامی مجوز می‌گیرد، محدوده اولیه تعریف می‌شود و ذینفعان شناسایی می‌شوند. شناسایی ذینفعان در اینجا بسیار مهم است زیرا شناسایی صحیح ذینفعان به معنای واقعی کلمه می تواند پروژه را ایجاد کند و یا موجب شکست شود. این فرآیندها به گونه‌ای انجام می‌شوند که پروژه‌ها و برنامه‌ها نه تنها توسط یک نهاد حامی تأیید شوند، بلکه پروژه‌ها با اهداف استراتژیک سازمان همسو شوند. در مواردی که این کارها انجام نشوند، پروژه ها ممکن است به طور تصادفی و بدون هدف یا هدف واقعی آغاز و اجرا شوند.

همچنین لازم به ذکر است که مدیریت ارشد در اینجا مدیر پروژه را انتخاب می کند و مجوز شروع پروژه را به او می دهد. از آنجایی که مدیران پروژه اغلب مسئولیت پذیری دارند، اما اختیارات کمی دارند، مجوز دادن و استقرار مدیریت پروژه بسیار مهم است. به بیان دقیق، اگر شما به طور رسمی مجوز پروژه ای را صادر نکنید، پروژه ای ندارید. برای کسب دانش بیشتر صفحه دوره مدیریت پروژه را ببینید.

برنامه ریزی

یک عنصر حیاتی فرایند برنامه ریزی، تعیین محدوده کل پروژه است. این محدوده ممکن است به نظر برسد که در مرحله قبلی یعنی آغازین تعیین شده است، در حالی که محدوده (همراه با خطرات، نقاط عطف، خلاصه و بودجه) در سطح بالایی در آنجا تعریف شده است. در برنامه ریزی، مدیر پروژه از یک تکنیک برنامه ریزی تکراری و دقیق تر به نام برنامه ریزی غلتان استفاده می کند که به اسناد پروژه اجازه می دهد در طول زمان در سطح بسیار دقیق تری توسعه یابند.

در راهنمای  PMBOK ,PMI بیست و چهار فرآیند مجزا را تعریف می کند که در برنامه ریزی دخیل هستند. در حالی که یک تیم پروژه می تواند تصمیم بگیرد که کدام یک از آنها را برای یک پروژه خاص انتخاب کند. “برنامه ریزی نکردن، برنامه ریزی برای شکست است.” بسیاری از سازمان‌ها پروژه‌ای را تنها با یک برنامه‌ریزی سطحی شروع می‌کنند، با این فرض که همه چیز سر جای خودش قرار می‌گیرد. اما اغلب، بدون برنامه ریزی واقعی یا کافی، هرج و مرج حاکم می شود.

شکل2:نقشه فرایندی 

یک مفهوم مهم در برنامه ریزی این است که تیم می تواند از قبل، کل پروژه را در نظر بگیرد. بنابراین آنها نه تنها برنامه های متنوعی را ایجاد می کنند، بلکه همه چیزهایی را که ممکن است اشتباه پیش بروند (خطرات) و اینکه چگونه ممکن است به آنها پاسخ دهند را در نظر می گیرند. (برای ثبت، تیم همچنین باید به دنبال کارهای پیش بینی نشده ای باشد که ممکن است برای آنها مفید باشد – به نام فرصت ها – که می توانند از آنها استفاده کنند). چه نوع طرح هایی ایجاد می شود؟ اول از همه، یک برنامه مدیریت پروژه، که هر جنبه ای از پروژه را هدایت می کند. این امر از این جهت ضروری است که به یک سند حاکمیتی اصلی برای کل پروژه تبدیل می شود.

بدون پرداختن به جزئیات در مورد هر سند ایجاد شده، یک لیست کوتاه شامل موارد زیر است:

• اسنادی که محدوده محدودی دارند (آنچه ما هستیم و نمی کنیم)؛
• اسنادی که الزامات دقیق را فهرست می کنند.
• اسنادی که برآورد هزینه و زمان را ارائه می دهند.
• اسنادی که یک برنامه زمان بندی را ارائه می دهند.
• اسنادی که برای کیفیت، ارتباطات، ریسک و تدارکات برنامه ریزی می کنند.

علاوه بر این، ما خطوط پایه را برای محدوده، زمان‌بندی و هزینه ایجاد می‌کنیم که بر اساس آن می‌توانیم (در نظارت و کنترل) پیشرفت خود را دنبال کنیم. ما همچنین به برنامه ریزی برای نحوه مدیریت و مشارکت ذینفعان مهم در طول چرخه حیات پروژه ادامه می دهیم.

با نگاهی گذرا به موارد فوق، ماهیت اساسی آنچه در طول برنامه ریزی انجام می شود، آشکار خواهد شد. این نقشه راه شما، مسیر موفقیت شما را ایجاد می کند. شما نباید بیشتر از آن که یک معمار در ایجاد طرحی برای یک ساختمان شکست می‌خورد، در تهیه این نقشه‌ها شکست بخورید. در پایان این گروه فرآیندی مدیریت پروژه، تیم باید نه تنها ایده بسیار خوبی از آنچه که وظیفه انجام آن را بر عهده دارد – آنچه در محدوده و خارج از محدوده است – بلکه همچنین آنچه برای اجرای به موقع و به اندازه بودجه پروژه نیاز است داشته باشد.

اجرا

گروه فرآیند اجرا جایی است که کار در واقع انجام می شود. طرح مدیریت پروژه به ما کمک می کند تا در مسیر خود قرار بگیریم. اینجا جایی است که تیم پروژه شروع به انجام کار برای ایجاد محصولات تحویلی می کند. در حالی که مدیر پروژه آن منابع را هماهنگ می کند و این، تنها چیزی نیست که اتفاق می افتد بلکه چندین مورد دیگر نیز وجود دارد که در طول اجرا باید انجام شوند.

از آنجایی که تیم پروژه برای اجرای موفق بسیار مهم است، باید فرض کرد که توسعه تیم برای آن هدف مهم است. بنابراین این فرض وجود دارد که مدیر پروژه نه تنها تیم را تصاحب و مدیریت می کند، بلکه با انجام تمرینات تیم سازی آن را پرورش می دهد. به همین ترتیب، مدیر پروژه نه تنها ارتباطات را مدیریت می‌کند، بلکه مشارکت ذینفعان را نیز مدیریت می‌کند، کیفیت پروژه و محصول را تضمین می‌کند و در صورت درگیر بودن خرید از تلاش برای قرارداد با کارفرما حمایت می‌کند.

در این حوزه از اجراست که بیشتر بودجه هزینه می شود و محصولات قابل تحویل پروژه تولید می شود و احتمالاً اینجا جایی است که ما شاهد درخواست تغییر ذینفعان خواهیم بود. در حالی که تیم پروژه می تواند تغییرات تایید شده را اعمال کند، فقط هیئت کنترل تغییرات می تواند این تغییرات را تایید یا رد کند.

اجرای پروژه بسته به مدت آن می تواند روزها، هفته ها، ماه ها یا سال ها ادامه داشته باشد. اما فقط اجرا کافی نیست. شخص باید مطمئن شود که پروژه در مسیر خود باقی می ماند. اینجاست که گروه فرآیند بعدی ما وارد بازی می شود.

نظارت و کنترل

گروه فرآیند نظارت و کنترل جایی است که مدیر پروژه عملکرد کلی پروژه را ارزیابی می کند و تغییرات لازم را برای حفظ آن در مسیر یا بازگشت به مسیر انجام می دهد. بر اساس راهنمای PMBOK، اینها “فرآیندهایی هستند که برای ردیابی، بررسی و تنظیم پیشرفت و عملکرد پروژه، شناسایی مناطقی که در آن تغییرات در طرح مورد نیاز است و شروع تغییرات مربوطه لازم است.” حقیقت این است که نمی توان تصور کرد که شما همیشه در برنامه باقی خواهید ماند. در واقع، به احتمال زیاد این کار را نخواهید کرد. مانیتورینگ و کنترل جایی است که شما به مسیر برگشت می‌گردید، جایی که برنامه را با واقعی مقایسه می‌کنید، واریانس را اندازه‌گیری می‌کنید و اقدامات اصلاحی را انجام می‌دهید.

برخی از نمونه‌هایی از حوزه‌هایی که می‌توان کنترل کرد، محدوده، هزینه و برنامه زمانبندی است. همه این ها در مورد ابزارها و تکنیک هایی که برای کنترل آنها استفاده می کنید، متفاوت هستند. اما وجه مشترک هر یک از این ها این است که دارای خطوط مبنا هستند که در برنامه ریزی تعریف شده است. از آنجایی که ما پیشرفت خود را بر اساس این خطوط پایه دنبال می‌کنیم، تغییرات ساده‌ای در آنها ایجاد نکنید. می توان آنها را ساخت. اما همانطور که گفته شد تغییرات باید به صورت موردی کنترل و تایید شوند.

یکی از راه های فکر کردن در مورد نظارت و کنترل این است که تصور کنید طبق برنامه یا نقشه راه در سراسر کشور رانندگی می کنید. اما اگر گم شده بودید و GPS نداشتید، می‌ایستید، مسیر را می‌پرسید و به مسیر اصلی بازمی‌گردید، یا شاید بر اساس اطلاعات جدید، مانند جاده‌ای جدید که ساعت‌ها سفر را متوقف می‌کند، برنامه خود را تغییر دهید یا به روز کنید.

درسی که در اینجا آموخته شد این است که فرض اینکه شما به نحوی جادویی در مسیر باقی خواهید ماند، فقط به این دلیل که برنامه ریزی کرده اید، دستوری برای شکست است. تنها هوشیاری مداوم، پیگیری و گزارش دهی باعث می شود که پروژه بر روی دستیابی به اهداف خود متمرکز شود.

خاتمه

از نام آن، باید کاملاً واضح باشد که اینجا چه اتفاقی می افتد. نه تنها پروژه را به طور رسمی تعطیل می کنید، بلکه از مشتری نیز امضا و پذیرش دریافت می کنید. در حالی که این امر باید بدیهی باشد، اغلب پروژه ها فقط به پایان می رسند. مردم دیگر به جلسات نمی آیند و همه فقط در جلسه بعدی حاضر می شوند. بهترین روش حکم می کند که سختگیری اعمال شده برای بقیه پروژه در اینجا نیز اعمال شود.

مدیر پروژه باید به طور رسمی پروژه را با بایگانی سوابق، برگزاری جلسه درس های آموخته شده و جشن گرفتن و رهاسازی تیم، ببندد و درس های آموخته شده همراه با سایر اطلاعات تاریخی باید به صورت مرکزی بایگانی شوند تا به عنوان ورودی پروژه های آینده برای جلوگیری از اختراع مجدد چرخ مورد استفاده قرار گیرند.

در این مقاله به معرفی و توضیح 5 گروه فرآیندی مدیریت پروژه پرداختیم که عبارتند از:

• آغازین: تعیین چشم انداز پروژه
• برنامه ریزی: تعیین محدوده کل پروژه
• اجرا: انجام کار
• نظارت  و کنترل: ارزیابی عملکرد کلی پروژه و انجام تغییرات لازم برای حفظ پروژه در مسیر یا بازگشت به مسیر.
• خاتمه: تعطیل کردن پروژه

همان طور که گفته شد این 5 گروه فرایندی در موفقیت پروژه ها بسیار مهم هستند و با انجام آن ها می توان پروژه ها را به موفقیت نزدیک کرد و اگرچه اجرای این گروه‌های فرآیندی لزوماً آسان نیستند، اما انجام ندادن این کار به این معنی است که تیم ممکن است هرگز به مزایای کامل پروژه‌های بسیار استراتژیک خود پی نبرد.