مهم ترین تغییرات PMBOK 6 و فرآیندهای آن

مقدمه

در این مقاله PMBOK 6 را بررسی کرده و به مهمترین تغییرات فرآیند آن را شرح خواهیم داد.در این مقاله می خوانیم:
• فرایند های مدیریت پروژه در PMBOK 6
o گروه های فرایندی (فازهای مدیریت پروژه)
o حوزه های دانش مدیریت پروژه
• فازهای 5 گانه فرآیندی و حوزه های 10 گانه دانش PMBOK 6 در قالب ۴۹ فرایند
• متناسب سازی فرآیندهای ۴۹ گانه PMBOK 6
• خلاصه ای از مهم ترین تغییرات PMBOK 6

فرآیندهای مدیریت پروژه در PMBOK 6طی سال هایی که موسسه مدیریت پروژه (PMI)، استاندارد PMBOK را منتشر کرده است، فرآیندها در این استاندارد دچار تغییرات زیادی در یک چارچوب خاص، متشکل از گروه های فرایندی و حوزه های دانش بوده است که در ادامه به شرح هر یک می پردازیم.

گروه های فرایندی (فازهای مدیریت پروژه)

یک پروژه با اجرای یک سری فعالیت های مدیریت پروژه که با نام فرآیندهای مدیریت پروژه شناخته می شوند، مدیریت می شود. هر فرآیند یا فاز مدیریت پروژه، با استفاده از ابزارها و تکنیک های مناسب مدیریت پروژه، یک یا چند خروجی از یک یا چند ورودی تولید می کند. خروجی می تواند یک دستاورد یا یک نتیجه باشد. نتیجه ها، دستاورد نهایی یک فرآیند هستند .
مدیریت پروژه از طریق کاربرد مناسب و ادغام فرآیندهای مدیریت پروژه به طور منطقی اجرا می شود. در حالی که روش‌های مختلفی برای گروه‌ بندی فرآیندها وجود دارد، استاندارد PMBOK فرآیندها را به پنج دسته یا فاز به نام گروه‌های فرآیندی یا فاز های مدیریت پروژه تقسیم می‌کند .
گروه فرآیند مدیریت پروژه، یک گروه بندی منطقی از فرآیندهای مدیریت پروژه برای دستیابی به اهداف خاص پروژه است. گروه های فرآیندی، مستقل از مراحل یا فازهای فنی پروژه (مانند مهندسی-تدارکات و اجرا) هستند. فرآیندها یا فازهایی مدیریت پروژه به پنج گروه زیر دسته بندی می شوند:
• آغازین: این فرآیندها برای تعریف یک پروژه جدید یا یک فاز جدید از یک پروژه موجود، با اخذ مجوز برای شروع پروژه یا فاز انجام می شود.
• برنامه ریزی: فرآیندهای مورد نیاز برای تعیین محدوده پروژه، پالایش اهداف و تعریف اقدامات مورد نیاز برای دستیابی به اهدافی که این پروژه برای رسیدن به آن تعریف شده است.
• اجرائی: این فرایندها برای تکمیل کارهای تعریف شده در برنامه مدیریت پروژه، بمنظور برآورده ساختن نیازهای پروژه انجام می شود.
• پایش و کنترل: فرآیندهای مورد نیاز برای پیگیری، بررسی و تنظیم پیشرفت و عملکرد پروژه؛ شناسایی تغییرات در پروژه و نحوه مدیریت تغییرات در این بخش انجام می شود.
• اختتامی: این فرایندها به طور رسمی، پروژه، فاز یا قرارداد را تکمیل یا پایان می دهد.

حوزه های دانش مدیریت پروژه

علاوه بر دسته بندی بر اساس گروه‌های 5 گانه فرایندی یا فاز های 5 گانه مدیریت پروژه، فرآیندهای مدیریت پروژه، بر اساس حوزه‌های دانش نیز دسته‌بندی می‌شوند. یک حوزه دانش، یک حوزه مشخص شده از مدیریت پروژه است که با الزامات دانش آن تعریف شده و بر حسب فرآیندها، شیوه‌ها، ورودی‌ها، خروجی‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها توصیف می‌شود .
اگرچه حوزه های دانش به هم مرتبط هستند، اما بطور جداگانه از دیدگاه مدیریت پروژه تعریف می شوند. ده حوزه دانشی که در استاندارد PMBOK 6 وجود دارد، عبارتند از:
• مدیریت یکپارچه سازی پروژه: شامل فرآیندها و فعالیت هایی برای شناسایی، تعریف، ترکیب، یکسان سازی و هماهنگی فرآیندهای مختلف و فعالیت های مدیریت پروژه است. این فرایندها عبارتند از:
1. تدوین منشور پروژه: آغاز رسمی پروژه یا بخشی از آن.
2. تدوین برنامه مدیریت پروژه: تلفیق برنامه‏ های گوناگون برای به‏دست آوردن یک برنامه مدون، جامع، و سازگار برای مدیریت پروژه.
3. هدایت و اجرای برنامه‏: اجرای برنامه‏ ی مدیریت پروژه
4. مدیریت دانش پروژه
5. پایش و کنترل فعالیتهای اجرائی پروژه
6. کنترل یکپارچه تغییرات (تمرکز همزمان بر زمان، هزینه و محدوده)
7. اختتام پروژه یا یک فاز از پروژه (موفقیت پروژه و اختتام، شکست پروژه و اختتام)
• مدیریت محدوده پروژه: شامل فرآیندهای مورد نیاز برای اطمینان از اینکه پروژه شامل تمام و فقط محصولات و کارهای مورد نیاز برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه است. این فرایندها عبارتند از:
1. تهیه برنامه محدوده پروژه، تهیه یک برنامه مکتوب به‏عنوان شالوده‌ محدوده پروژه
2. جمع آوری الزامات پروژه
3. تعریف دقیق محدوده (شرط لازم و کافی برای بستن مرزهای پروژه)
4. تهیه ساختار شکست کار: تقسیم پروژه به اجزای کوچک قابل مدیریت (بسته های کاری)
5. تطبیق و اعتباربخشی محدوده پروژه، تطبیق با مبنای محدوده، قرارداد و رسمیت بخشیدن به پذیرش پروژه
6. کنترل محدوده: کنترل تغییراتی که در حین اجرای پروژه لازم می‏آید

• مدیریت زمانبندی پروژه: شامل فرآیندهای مورد نیاز برای تکمیل به موقع و براساس زمانبندی مصوب پروژه است. این فرایندها عبارتند از:
1. تهیه برنامه زمانبندی پروژه، تهیه یک برنامه مکتوب به‏ عنوان شالوده‌ زمانبندی پروژه
2. تعریف فعالیتها: تعیین یکایک فعالیت هایی که از جمع آنها بسته های کاری و در نهایت محدوده پروژه اجرا می ‏شود
3. تعیین توالی فعالیتها: بازشناسی و ثبت وابستگی‏های متقابل فعالیتها
4. برآورد مدت زمان هر فعالیت: تعیین زمان لازم برای اجرای هریک از فعالیتها
5. تهیه، توسعه، نهائی سازی و بروزآوری برنامه‏ی زمان‏بندی: نهائی سازی زمانبندی اجرای فعالیتها و تحلیل زمان اجرا و منابع لازم برای انجام هریک از آنها
6. کنترل ‏ زمان‏بندی: مدیریت زمانبندی و تغییراتی که ممکن است در برنامه زمان‏بندی پدید آید.
• مدیریت هزینه پروژه: شامل فرآیندهای مربوط به برنامه ریزی، برآورد، بودجه بندی،سرمایه گذاری ، تامین مالی، مدیریت و کنترل هزینه های پروژه است تا پروژه بتواند در چارچوب بودجه مصوب تکمیل شود. این فرایندها عبارتند از:
1. تهیه برنامه هزینه پروژه، تهیه یک برنامه مکتوب به‏عنوان شالوده‌ هزینه ها، درآمدها و بودجه بندی پروژه، مبنائی جهت تعیین منابع پروژه (انسانی، مواد، تجهیزات، پول و روش اجرای) لازم برای اجرای پروژه
2. برآورد هزینه های پروژه: تعیین اینکه تأمین هریک از منابع فوق حدوداً چقدر خرج برمی‏دارد و ازچه نوع هزینه ای می باشد (هزینه های مستقیم، غیرمستقیم، ثابت و متغییر)
3. تعیین بودجه‏: تعیین بودجه‏ لازم برای تأمین هزینه ‏های فوق
4. کنترل هزینه‏ ها: کنترل هزینه های مستقیم، غیرمستقیم، ثابت و متغییر و مدیریت تغییرات پدید آمده در بودجه پروژه

• مدیریت کیفیت پروژه: شامل فرآیندهایی برای ترکیب خط مشی کیفیت سازمان در مورد برنامه ریزی، مدیریت و کنترل پروژه و الزامات کیفیت محصول، به منظور برآورده کردن انتظارات ذینفعان و ذی ضرران است. این فرایندها عبارتند از:
1. تهیه برنامه کیفیت پروژه، تهیه یک برنامه مکتوب به‏عنوان شالوده‌ تعیین استانداردها و شیوه رعایت آنها، مدیریت و کنترل کیفیت (با توجه به رضایت مشتری)
2. مدیریت کیفیت: مدیریت و ارزیابی مستمر نتایج کلی پروژه برای کسب اطمینان از رعایت استانداردهای مذکور
3. کنترل کیفیت: نظارت بر پروژه از نظر تطبیق با استانداردهای مربوط و یافتن راهی برای پیرایش ناسازگاری‌ها

• مدیریت منابع پروژه: شامل فرآیندهایی برای شناسایی، کسب و مدیریت منابع مورد نیاز برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه است. این فرایندها عبارتند از:

1. تهیه برنامه منابع پروژه، تهیه یک برنامه مکتوب به‏عنوان شالوده‌ تعیین انواع منابع و روشهای تامین آنها از داخل و یا خارج از سازمان
2. تخمین منابع لازم جهت اجرای فعالیت ها
3. جذب منابع: روش های مختلف جذب منابع
4. توسعه تیم: تشکیل گروه‏های کوچک و بزرگ برای اجرای پروژه و رهبری آنها
5. مدیریت تیم: مدیریت و راهبری تیم ها
6. کنترل منابع: مدیریت منابع و تغییراتی که ممکن است در منابع مختلف پروژه پدید آید.

• مدیریت ارتباطات پروژه: شامل فرآیندهای مورد نیاز برای اطمینان از برنامه ریزی به موقع و مناسب، جمع آوری، ایجاد، توزیع، ذخیره سازی، بازیابی، مدیریت، کنترل، نظارت و تحلیل داده ها و اطلاعات پروژه است.این فرایندها عبارتند از:
1. تهیه برنامه ارتباطلات پروژه: تهیه یک برنامه مکتوب به‏عنوان شالوده‌ تعیین نیازهای اطلاعاتی ذی نفعان: چه کسی؟ ‌چه ‏اطلاعاتی را؟ در چه زمانی ؟ و چگونه؟ دریافت خواهد کرد
2. مدیریت ارتباطات:‌ اجرای برنامه‏ مدیریت ارتباطات
3. مانیتور و پایش ارتباطات: مانیتور و پایش ارتباطات پروژه و تهیه گزارشهای عملکرد پروژه

• مدیریت ریسک پروژه: شامل فرآیندهای اجرای برنامه ریزی مدیریت ریسک، شناسایی، تجزیه و تحلیل، برنامه ریزی پاسخ، اجرای پاسخ و نظارت بر ریسک در یک پروژه است. این فرایندها عبارتند از:

1. تهیه برنامه‏ مدیریت ریسک: تعیین متدولوژی‏ برخورد و مدیریت ریسک های مثبت و منفی پروژه و برنامه ‏‏‏ریزی برای مدیریت صحیح و بموقع آنها
2. شناخت ریسک: تعیین ریسک های پروژه و مستندسازی ویژگی های هرکدام
3. تحلیل کیفی ریسک: دسته ‏بندی و تعیین شدت پیامد هریک از ریسکها در صورت وقوع
4. تحلیل کمی ریسک: اندازه ‏گیری احتمال وقوع و پیامد ریسکها بر پروژه
5. برنامه ‏ریزی برای پاسخ بهنگام و درست به‏ ریسک: طراحی روشهایی برای افزایش فرصتها و کاهش تهدیدها
6. پیاده سازی برنامه پاسخ به‏ ریسک: بکارگیری روشهای افزایش فرصتها و کاهش تهدیدها
7. مانیتور و پایش ریسک: پایش ریسک های مانده،‌ شناخت ریسک جدید،‌ اجرای برنامه کاهش ریسک،‌ و ارزیابی نتایج در حین اجرا

• مدیریت تدارکات پروژه: شامل فرآیندهای لازم برای خرید یا بدست آوردن محصولات، خدمات یا نتایج مورد نیاز از خارج از تیم پروژه است. این فرایندها عبارتند از:

1. تهیه برنامه‏ مدیریت تدارکات:‌ تعیین اینکه چه کالا یا خدماتی،‌چه‏ وقت و از چه منبعی و با چه نوع قراردادی و با چه قیمتی تأمین شود
2. راهبری و اجرای تدارکات: برنامه ریزی برای مناقصات و استعلام‌ها، مستندسازی مشخصات کالاها/ خدمات و تعیین منابع تأمین بالقوه، برگزاری مناقصات، دریافت پیشنهادها و گزینش برنده: تعیین مناسب‏ترین فروشنده یا پیمانکار (نه لزوماً صاحب ارزان‌ترین پیشنهاد)
3. کنترل تدارکات: مدیریت روابط با فروشنده یا پیمانکار

• مدیریت ذینفعان و ذی ضرران (دست اندرکاران) پروژه: شامل فرآیندهای مورد نیاز برای شناسایی افراد، گروه‌ها یا سازمان‌هایی است که می‌توانند بر پروژه تاثیر بگذارند یا تحت تأثیر قرار گیرند. در این حوزه دانش، انتظارات ذینفعان و ذی ضرران، تجزیه و تحلیل می شود و تأثیر قدرت و اثر آنها بر پروژه مشخص می شود و توسعه استراتژی‌های مدیریتی مناسب برای مشارکت مؤثر دست اندرکاران پروژه در تصمیم‌گیری‌ها و اجرای پروژه تدوین می گردد.
1. شناسایی ذینفعان و ذی ضرران پروژه
2. برنامه ریزی جهت مسئولیت پذیری ذینفعان و ذی ضرران پروژه
3. مدیریت تعاملات و مسئولیت های ذینفعان و ذی ضرران پروژه
4. پایش و مانیتور تعاملات ذینفعان و ذی ضرران پروژه

فازهای 5 گانه فرایندی و حوزه های 10 گانه دانش PMBOK 6 در قالب ۴۹ فرایند

گروه هایا فازهای 5 گانه فرایندی و حوزه های 10 گانه دانش که در ویرایش ششم استاندارد مدیریت پروژه یا PMBOK 6 منتشر شد، در جدول زیر آمده است.