آشنایی با تابلوهای کانبان

مقدمه

تابلوهای کانبان یکی از ابزارهای دیداری است که برای مدیریت وظایف و گردش کار استفاده می شوند. تابلوهای کانبان را می توان بر روی تخته های سفید، تابلوهای آهنربایی، پوستر، نرم افزارهای کامپیوتری و غیره ایجاد کرد. وظایف مرتبط با پروژه بر روی کارت ها نوشته شده است. این کارت ها در ستون هایی قرار می گیرند که نشان دهنده مراحل پیشرفت کارها است.

اگرچه تابلوهای کانبان برای انواع پروژه‌ها مفید هستند، اما معمولاً برای تیم‌های پروژه‌ای که با رویکرد مدیریت پروژه چابک کار می‌کنند، مناسب‌تر هستند. لازم به یادآوری است که مدیریت پروژه چابک یک رویکرد تکرارپذیر برای مدیریت پروژه است که بر انتشار مداوم تمرکز دارد و بازخورد مشتری را در انتهای هر تکرار دریافت میکند و تکرارهای بعدی را با توجه به بازخورد و خواسته های تازه ی مشتری، بهبود می بخشد.

به عنوان مدیر پروژه، زمانی که میخواهید برنامه پروژه خود را ایجاد نمائید، می توانید تصمیم بگیرید که آیا تابلوی کانبان برای تیم و پروژه شما مناسب است یا خیر؟

اما معمولا در تیم های چابک برای مشخص نمودن وظایف هر فرد و زمان تحویل آنها و همچنین اولویت بندی وظایف، تابلوهای کانبان پای ثابت پروژه ها هستند.

اهداف تابلوی کانبان

از تابلوهای کانبان در پروژه ها برای موارد زیر استفاده می شود:

• یک درک بصری و دیداری سریع از جزئیات کار ارائه میکند و اطلاعات مهم وظایف همه ی افراد تیم را ارائه میدهد.
• تسهیل ارتباط بین افراد و تیم های متفاوت، (مثلا بین تیم توسعه و تیم تست) یا بین اعضای یک تیم که روی وظایف مشترک کار می کنند.
• بهبود گردش کاری در تیم و تسریع در رسیدن به اهداف پروژه.

روش استفاده از تابلوی کانبان

قبل از ایجاد یک تابلوی کانبان، بهترین کار این است که اطلاعات لازم را جمع آوری کنید و عناصر کلیدی مانند وظایف، وضعیت وظایف، تاریخ ها و مدت زمان تحویل کارها را مشخص کنید. این اطلاعات هنگام ساخت تابلوی کانبان شما بسیار ضروری است و به شما کمک بسیاری خواهد کرد.

بیایید توجه خود را به مثالی از تابلوی کانبان در زیر معطوف کنیم:

هر مستطیل رنگی مربوط به یک کار است. وظایف به صورت افقی در طول جدول زمانی نشان داده می شوند. هر ستون نشان دهنده یک مرحله از انجام کار است تا زمانی که کل آن کار تکمیل شود. بنابراین با شروع یک کار، از “برای انجام یا To Do” به “در حال پیشرفت یا In Progress” حرکت می کند. هنگامی که پروژه تقریباً آماده انتشار، تحویل و یا تکمیل است، به مرحله “آزمایش یا Testing” می رود و زمانی که آزمایش و تأیید شد، به ستون “انجام شدیا Done” منتقل می شود. توجه داشته باشید که این فقط یک نمونه بسیار ساده از تابلوی کانبان است و بسته به ابزاری که استفاده می‌کنید ( مثلا ابزارهای آنلاین یا نرم‌افزاری یا تابلوی فیزیکی ) می‌توانید با استفاده از ستون‌ها و کارت‌های مختلف، تابلوی کانبان خود را برای تیم و پروژه خود شخصی سازی نمائید.

ایجاد کارت ها

کارت‌ها از نظر سبک متفاوت هستند؛ حتی می‌توانید از یادداشت‌های چسبنده روی تخته سفید استفاده کنید؛ اما بیشتر کارت‌ها حاوی جزئیات کلیدی در مورد وظیفه‌ای هستند که روی آنها نوشته شده است. هنگام استفاده از کارت های فیزیکی، تیم ها اغلب هم از پشت و هم از روی کارت استفاده می کنند. در اینجا مواردی را توضیح میدهیم که هر دو طرف کارت را شامل می شود:

جلوی کارت

• عنوان و شماره شناسه منحصر به فرد: مطمئن شوید که یک مرجع برای وظایف و شماره شناسه برای هر کارت دارید.
• شرح کار: به طور مختصر وظایفی که باید انجام شود را شرح دهید. به یاد داشته باشید که این وظیفه باید به اندازه ای باشد که روی یک کارت برای نوشته شدن جا بشود.
• تخمین زمان لازم برای انجام کار: میزان کاری که برای انجام کار نیاز است را تخمین بزنید. به عنوان مثال، می توانید برای نشان دادن میزان تلاشی که فکر می کنید آن کار نیاز دارد، آن را “کوچک”، “متوسط” یا “بزرگ” بنویسید.
• چه کسی وظیفه ی انجام این کار را دارد: مشخص کنید که چه کسی مسئول تکمیل کار است. در حالت ایده آل، اسم یک نفر در هر کارت باید نوشته شود.

پشت کارت

• تاریخ شروع: تاریخ شروع کار را برای استفاده در جلسات، پیگیری و اطمینان از دقیق بودن تخمین زمان خود یادداشت کنید.
• روزهای توقف: مشخص کنید در چه روزهایی کار شما ممکن است متوقف شود. اگر کار در آن روزهامتوقف میشود به سراغ کارها و اولویت های بعدی بروید. به عنوان مثال، اگر قرار بود یک خروجی از عضو دیگر تیم تحویل بگیرید و هنوز تحویل داده نشده است، ممکن است روز شما برای این کار خاص متوقف شود. لذا به سراغ مار اولویت دار بعدی بروید.
• تاریخ پایان: مانند هر برنامه دیگری، مهم است که زمان اتمام کار را پیگیری کنید. این به شما امکان می دهد مطمئن شوید پروژه شما هنوز در مسیر رسیدن به هدف نهایی است.

دوره مرتبط: دوره مدیریت چابک

نرم افزارهای تابلوی کانبان

اگر ترجیح می دهید از یک ابزار نرم افزاری به جای برد فیزیکی استفاده کنید، چند گزینه دارید. اگر به دنبال استفاده از برد کانبان بطور نرم افزاری در پروژه خود هستید، آسانا (ASANA) و ترلو (Trello) هر دو ابزارهای نرم افزاری عالی هستند.

گزینه های زیاد دیگری نیز وجود دارد، بنابراین برای ارزیابی بهترین گزینه برای شما و پروژه خود وقت بگذارید و با تیم مشورت کنید. ممکن است حتی از بعضی نرم افزارها تا مدتی استفاده کنید و متوجه شوید نرم افزار مناسب پروژه شما نیست، اما با آزمایش چندین نرم افزار متوجه کارایی هرکدام آنها خواهید شد.

جمع بندی

هنگامی که در مورد نقطه شروع و نقطه تحویل کار تصمیم گرفتید، آماده شروع به کار با تابلوی کانبان هستید. با گذشت زمان، برای اصلاح و بهبود فرآیندهای کاری در تابلوی کانبان، به تجربه ای که تیم از بکارگیری تابلوی کانبان بدست می آورد، اعتماد کنید. به یاد داشته باشید که کانبان خواستار اعمال روش چابک به صورت مداوم است. با اجرای تابلوی کانبان یک قدم دیگر به چابکی نزدیک خواهید شد و در کمترین زمان به اهداف خود و تیمتان خواهید رسید.