تیم چابک چیست؟ ساختار و اصول تیم های چابک

تیم چابک چیست؟

ایده اصلی یک تیم چابک این است که گروهی از افراد که یک هدف مشترکی دارند، در نحوه کار خود انعطاف پذیر هستند و با تغییر نیازهای مشتری سازگارتر باشند. یکی از مواردی که آنها را از تیم های سنتی متمایز می کند این است که آنها افرادی خودگردان و خودسازمانده هستند که رهبری مشترک را تمرین می کنند.

شکل 1: تیم های خود سازمانده

یکی دیگر از ویژگی های رایج که بسیاری از افراد با تیم های چابک مرتبط می دانند، عملکرد متقابل آنها است. تمرکز بر تعمیم متخصصانی است که می توانند به جای حوزه های خودشان در چندین حوزه مشارکت کنند. ایده این است که افراد را در یک تیم با مهارت‌های متقابل با هدف حذف دست به دست شدن کار ها و وابستگی‌ها به هم برسانیم.

در حالی که این کار مزایا خود را دارد، به مقدار کافی اختلال در فرآیندهای موجود است، به خصوص اگر ما در مورد سازمان های سنتی تر صحبت کنیم که دست به تحول چابک می زنند . در نتیجه، شرکت‌ها اغلب نرخ‌های بالایی از هرج و مرج و مقاومت را تجربه می‌کنند، که می‌تواند برای آنها بسیار سخت باشد. در نهایت، آنها به روش های قدیمی خود باز می گردند و ایده ایجاد تیم های چابک را کنار می گذارند.

به همین دلیل است که یک رویکرد بهتر برای کاهش این خطر این است که ساختار موجود خود را حفظ کنید (مخصوصاً اگر تاکنون نتایج محکمی به شما داده است) و به دنبال بهبود تدریجی آن از طریق آزمایش مداوم باشید.

رویکرد تکاملی برای ساختن یک ساختار تیمی چابک

هنگام اجرای چابک برای اولین بار، بسیاری از مردم بر این باورند که این یک تلاش یکباره است که با اعمال یک چارچوب خاص به پایان می رسد. در واقعیت، وقتی یاد می گیرید که چگونه کارها را بهتر و بهتر انجام دهید، روند پیشرفت ادامه میابد.

به همین دلیل مدیریت چابک ، رویکردی تکاملی و انسان محور برای تشکیل تیم های چابک و مقیاس چابکی در سراسر سازمان اتخاذ می کند. این روش ما را تشویق می‌کند تا با تجسم عملیات موجود، به سادگی از جایی که اکنون هستیم شروع کنیم، به فرآیندها و نقش‌های فعلی احترام بگذاریم و سپس از آنجا تکامل پیدا کنیم.

دستور کار خدمات گرایی

اولین گام برای تکامل تیم‌های خود و چابک‌تر کردن آن‌ها این است که آنها را به‌عنوان خدمات (مسئول خلق ارزش) به جای منابع قابل مصرف در نظر بگیرید. از مهندسی/توسعه محصول گرفته تا فروش و بازاریابی، هر عضو تیم به نوعی ارائه‌دهنده خدمات است که به شرکت کمک می‌کند با افزودن ارزش به پیشنهاد نهایی، مستقیم یا غیرمستقیم، به سمت جلو حرکت کند.

برای اطمینان از همزیستی بین همه تیم ها، باید آنها را به عنوان یک اکوسیستم از خدمات وابسته به هم ببینید که در آن هر سرویس به تنهایی تکامل می یابد. در نتیجه، راهی برای بهینه‌سازی کل جریان ارزش برای مشتریان خود خواهید داشت و از بهینه‌سازی‌های محلی در سطح خدمات، پیشرفت‌هایی در مقیاس بزرگ به دست می‌آورید.

حتما مقاله مدیریت چابک در شرکت های داروسازی را مطالعه کنید

شکل 2: بردهای کانبان تیمی

به عنوان مثال، کانبان با استفاده از شبکه ای از بردهای کانبان به هم پیوسته که در آن هر تیم کار خود (سرویس ارائه شده) را در سیستم خود تجسم می کند، به آن دست یابد. برای اطمینان از اینکه آن سیستم ها به درستی کار می کنند و پاسخگوی نیازهای مشتری در حال تغییر هستند، از سه اصل ارائه خدمات زیر پیروی می کنیم:

تیم چابک باید بر روی مشتری تمرکز کند

هر چیزی که تولید می کنیم باید از منظر مشتری دیده شود. به همین دلیل است که روند بهبود برای ارائه ارزش تیم ما این است که بفهمیم چه چیزی خدمات ما را برای هدفش، مناسب می‌کند. برای انجام این کار، ما محدوده پذیرش آنها را اندازه گیری می کنیم – شاخصی که به ما می گوید یک محصول یا خدمات چقدر خواسته های مشتری را برآورده می کند.

جدا از کیفیت (عملکردی و غیرعملکردی )، معمولاً نشان‌دهنده‌های ارائه خدمات مانند نرخ تحویل (مدت زمان پایان)، قابلیت پیش‌بینی، کمیت و … هستند. WIP (Work In Progress)، توان عملیاتی، و … ، و نمودارهایی که به شما کمک می کند تا نحوه ارائه ارزش را تجسم و تجزیه و تحلیل کنید.

هنگامی که تیم ها این دانش را داشته باشند، می توانند جریان کاری خود را پس از نیازهای مشتری طراحی کنند و خدماتی را تولید کنند که برای بازار هدف آنها مناسب تر باشد.

کار را مدیریت کنید نه افراد را

برای اطمینان از ارائه خدمات موفق، باید روی مدیریت کار نیز تمرکز کنید و در عین حال به تیم چابک اجازه دهید خود سازماندهی شوند. به یاد داشته باشید، اعضای تیم نزدیک‌ترین تیم چابک به جزئیات فنی درخواست‌های مشتری هستند، بنابراین منطقی است که به آن‌ها اجازه دهید تصمیم بگیرند که چگونه این درخواست‌ها را به بهترین شکل اجرا کنند.

به نوبه خود، رهبران باید با برقراری ارتباط با یک هدف مشترک، همسویی را در شبکه خدمات ایجاد کنند. آنها باید کار را با تجسم صف‌ها، کاهش تنگناها و اندازه‌گیری بازده جریان مدیریت کنند و نه تنها با ردیابی جدول‌های زمانی. این منجر به روحیه تیمی بالاتر، افزایش کارایی و در نهایت ارائه خدمات بهتر به مشتریان نهایی می شود.

سیاست هایی را برای بهبود نتایج کسب و کار ایجاد کنید

در نهایت، برای اینکه سیستم های خود به درستی کار کنند، باید فرآیندهای تیم خود را به عنوان مجموعه ای از خط مشی ها مشاهده کنید که درک مشترکی از نحوه انجام کار ایجاد می کند. آن خط مشی ها را برای همه واضح و قابل مشاهده کنید. این آنها را برای بحث های مشترک و پیشرفت های بالقوه باز می کند.

ایده این است که ابتدا ببینید تیم‌های شما چگونه خدمات را به بازار ارائه می‌کنند و سپس به تدریج رویکرد خود را با انعکاس فرآیند تحویل ارزش از دیدگاه مشتری تغییر دهند. در نتیجه، نتایج کلی کسب و کار را بهبود خواهید بخشید و در عین حال چابکی خود را برای انطباق سریع با نیازهای متغیر مشتری در هر زمان که لازم باشد حفظ خواهید کرد.

چگونه خدمات را با Kanban در عمل مدیریت کنیم؟

همانطور که گفته شد، هر تیمی در سازمان به نوعی خدمات ارائه می دهد و کار آنها باید تجسم شود. برای ایجاد تیم‌های چابک بیشتر، باید به دنبال تکامل آن سیستم باشید تا به پیش‌بینی‌پذیری بهتر و زمان‌های چرخه کوتاه‌تر به بازار دست پیدا کنید. برای دستیابی به آن، شما باید راهی برای مدیریت انواع مختلف خدمات، خطرات مرتبط با آنها و کارآمدسازی همکاری تیم در کل شبکه داشته باشید.

بیایید ببینیم که چگونه می توانید در عمل به این امر دست یابید.

انواع مختلف کار را در برد Kanban شناسایی و مدیریت کنید

اگر هر تیمی خدماتی را برای خود ارائه دهد، انواع مختلف خدمات، می‌تواند نشان دهنده خدمات فرعی در تیم باشد. برای شناسایی آنها، می توانید روند کار تیم خود را بر روی یک تابلوی Kanban ترسیم کنید و آن را طوری ساختار دهید که اعضای تیم بتوانند به راحتی جریان انواع کار را مدیریت کنند.

به عنوان مثال، رفع نقص در یک جزء محصول نشان دهنده خدماتی برای افزایش کیفیت محصول تحویلی است. در صورتی که تیم مسئول آن تعداد ثابتی از درخواست‌های مشابه را دریافت کند، باید جریان آن نوع خاص کار را تجسم کند و به دنبال بهینه‌سازی آن باشد تا نیازهای ارائه خدمات مشتری را بهتر برآورده کند.

شکل 3: برد رادیاتور اطلاعات در ترلو

کلاس های خدمات را برای افزایش قابلیت پیش بینی تیم چابک معرفی کنید

کلاس‌های خدمات نشان‌دهنده سیاست‌هایی درباره نحوه برخورد ما با کارمان است. چهار کلاس معمولی خدمات وجود دارد: تسریع، تاریخ تحویل ثابت، استاندارد و نامشهود. با این حال، اینها فقط دستورالعمل هستند، و شما تشویق می‌شوید که بر اساس ویژگی گردش کار خود را معرفی کنید.

ایده در اینجا ساده است. کلاس‌های خدمات به شما کمک می‌کنند تا خطر به تاخیر انداختن موارد کاری خاص را بر اساس فوریت آنها مدیریت کنید. به عنوان مثال، Expedite وظایفی را که حیاتی هستند و بیشترین هزینه تاخیر را متحمل می شوند، جدا می کند. از سوی دیگر، یک تاریخ تحویل ثابت، اقلامی را که مشتریان می‌خواهند در یک نقطه زمانی خاص تحویل داده شوند، طبقه‌بندی می‌کند.

برای معرفی کلاس های مختلف خدمات در فرآیند کاری خود می توانید آنها را روی تابلوهای کانبان تجسم کنید.

برای ساده‌سازی همکاری، وابستگی‌های بین تیمی را تجسم کنید

یکی از مهمترین موارد برای ساخت تیم های Agile که هنوز به آن اشاره نکرده ایم، همکاری تیمی است. برای اطمینان از جریان مناسب تحویل ارزش از کل شبکه خدمات خود، باید همکاری بین تیم های مسئول هر سرویس را ساده کنید.

به جای حذف وابستگی های بین تیمی، آنها را تجسم می کنید و سپس نحوه مدیریت آنها را تکامل می دهید. در عمل، این می تواند با تابلوهای کانبان به هم پیوسته اتفاق بیفتد که در آن کل جریان ارزش از یک سرویس به سرویس دیگر قابل مشاهده است.

شکل 4: رابطه بین اعضای تیم

سخن آخر تیم چابک چیست؟

تیم های Building Agile از شما می خواهند که ساختار موجود خود را به عنوان اکوسیستمی از خدمات وابسته به هم مشاهده کنید و سپس با ایجاد یک سیستم جداگانه برای هر سرویس، آن را تکامل دهید. به این ترتیب، می‌توانید تیم‌های پایداری بسازید که راه‌حل‌های «مناسب برای هدف» را به مشتریان خود ارائه می‌دهند و چابکی خود را در برابر تغییرات حفظ می‌کنند.

برای مدیریت خدمات تیم خود، باید: