پیدا کردن روش اختصاصی چابک هر سازمان یا تیم (Agile WoW)

امروزه پیدا کردن روش اختصاصی چابک هر سازمان یا تیم (Agile WoW) از اجرای چارچوب های ثابت چابک مانند اسکرام، مهم تر است. (دکتر محمد احمدزاده)

امروزه بسیاری از سازمان‌ها در تلاش هستند تا رویکرد کاری خود را برای همگامی با تغییرات بازار، فناوری، استعداد و سبک زندگی دوباره ابداع کنند. تیم‌ها در حال تغییر ساختار یا روش‌های کاری خود هستند، سازمان‌ها تحول دیجیتال چابک را در دستور کار خود دارند.

مطالعه ای از digital.ai نشان داد که پذیرش Agile به عنوان یک رویکرد کاری از 37 %در سال 2020 به 86 ٪ در سال 2021 افزایش یافته است. جالب است که پذیرش روش های اجایل برای شرکت های غیر IT نیز دو برابر شده است. مطالعات عمیق تر نشان می دهد که پذیرش Agile همیشه به این معنا نیست که یک شرکت واقعاً چابک است، اما گرایش به سمت روش های چابک قطعا وجود دارد.

Agile WoW شروع یک رویکرد کاری جدید است که برای چالش های امروزی مناسب تر است.

Agile New Ways of Working به خودی خود تبدیل به یک علم شده است. علمی که ترکیبی از فرهنگ، روش های کاری، فناوری و محل کار بوده و توانسته نتایج بهتری به همراه داشته باشد.

علم و هنری که به آن چابک مهندسی شده یا DA: Disciplined Agile می گویند. اما چرا DA متولد شد؟ به خاطر دو چالش اساسی!

دو چالش اساسی!

دو چالش اصلی که اکنون سازمان ها با آن روبرو هستند، عبارتند از:

چگونه روش های جدید کار بر اساس تفکر چابک را برای زمینه خاصی که یک سازمان یا تیم در آن قرار دارد منطبق کنیم؟
چگونه موانعی را که سازمان ها را از پذیرش گسترده تر چابک باز می دارد، مصون کنیم؟

چابکی چیست؟

چابکی عبارت است از گرد هم آوردن افراد، فرآیندها، ارتباطات، تعاملات، فناوری، زمان و مکان برای یافتن مناسب ترین و مؤثرترین روش کار برای انجام یک کار/پروژه/عملیات خاص. این کار در چارچوب دستورالعمل ها (وظیفه) اما بدون مرز در مورد نحوه رسیدن به آن اجرا می شوند.

چابکی به عنوان توانایی یک شرکت برای انطباق سریع با یک محیط دائما در حال تغییر و رشد با تغییر تعریف می شود. این توانایی برای انطباق با بازار پر نوسان و پیچیده امروزی می‌تواند به مزیت‌های رقابتی بزرگی منجر شود، اگر بتوانید به تغییرات به شیوه‌ای مناسب واکنش نشان دهید.

پیشینه چابکی

چابکی، ریشه در توسعه نرم افزار دارد. در سال 2001، گروهی گرد هم آمدند تا به طور مشترک اصول اساسی برای چابکی را تعریف کنند. این افراد، شامل مبدعان روش های مختلف چابک مانند اسکرام، XP، DSDM و … بودند. هدف آنها کمک به شرکت ها برای فکر کردن به روش های جدید و انعطاف پذیرتر برای کار بود. این گردهمایی به “مانیفست چابک توسعه نرم افزار” منجر شد که مردم را به عنوان مهمترین منبع می بیند. مهمتر از همه، بر ارزش ها و فرهنگ تمرکز می کند و از تفکر فرآیندی سفت و سخت دور می شود.

اما تنها شرکت های نرم افزاری نیستند که باید چابک باشند؛ چرا که دوازده اصل تشریح شده بعنوان اصول ۱۲ گانه چابک، می تواند به طور کلی تفسیر شود و تقریباً برای هر شرکتی قابل تطبیق است.

به طور کلی، نکته این است که افراد و تعاملات بالاتر از فرآیندها و ابزارها قرار می گیرند و تمرکز بر خود محصول است؛ بدون نیاز به صرف زمان زیادی برای مستندات دقیق. تمرکز بر ایجاد ارزش افزوده برای مشتری است. هدف اصلی جلب رضایت مشتری و همکاری با او است، بجای صرف زمان زیاد برای مذاکره عقد قرارداد با وی.

بنابراین، تفکر چابک، بر تمرکز بیشتر بر واکنش کافی یا سریع به محیط دائماً در حال تغییر به جای پیروی از برنامه‌های سفت و سخت از پیش تعریف شده، استوار است.

اجرای چابکی

برای اجرای موفقیت آمیز این امر، هم به یک توانایی پویا و هم به یک مؤلفه پایدار در شرکت خود نیاز دارید. به اصطلاح بهشتی از آرامش در حالی که شرکت دائماً در حال تغییر است. اغلب این مؤلفه پایدار شامل چشم انداز، فرهنگ و ارزش های اصلی شرکت است که از آن نشات می گیرد. توانایی پویا به ویژه برای شرکت های بزرگ دشوار است، زیرا آنها اغلب بر اساس سلسله مراتب، فرآیندها و ساختارهای مدیریتی سفت و سخت هستند. اما عناصر اصلی یک سازمان چابک، تمرکز بر خلق ارزش، تمرکز بر افراد و تعاملات، پاسخگویی سریع به تغییرات و همراه مشتری بودن و یادگیری مستمر از وی است.

اما امروزه پیدا کردن روش اختصاصی چابک هر سازمان/ تیم (Agile WoW) از خود اجرای چابک مهم تر است!

چرا؟

چون امروزه تیم های چابک باید روشی مناسب برای کار خود را باید ایجاد کنند. چرا که هر فرد، هر تیم و هر سازمانی منحصر به فرد است و Agile WoW، تیم ها را قادر می سازد تا روش کار مناسب برای هدف خود را انتخاب کرده و در ادامه آن را تکامل، تغییر و یا حتی با سایر روش ها، ترکیب کنند.

شکل 1: Agile WoW

چرا Agile WoW یا همان DA ؟

سازمان‌ها برای ارائه محصولات نوآورانه‌ و با ارزشی بالاتر از رقبا به مشتریان و بازار، نیازمند تحول دیجیتال هستند. دو چالش اصلی فناوری اطلاعات برای دستیابی به این تحول و شرایط پیچیده محیط در این مسیر وجود دارد. لذا از سازمان‌ها انتظار می‌رود که بدون توجه به هر چالشی، نیازهای مشتری را با روش چابک خودشان طراحی کنند و زودتر از رقبا، آن را به بازار ارائه دهند و سهم بیشتری از بازار را کسب کنند.

اجایل یکی از رویکردهای توسعه محصول است که می‌تواند بر اساس روش‌ها و چارچوب‌های مشخصی مانند اسکرام، ناب و …، محصولات بلادرنگی را به مشتریان ارائه دهد.

رویکرد چابک، چارچوب‌ها و شیوه‌های مختلفی را در دل خود دارد که هر سازمانی در انتخاب مدل چابک مناسب، باید بر اساس الزاماتی که سازمان با آن روبرو است، روش چابک مناسب خود را بیافریند نه اینکه که کورکورانه از یک چارچوب ثابت مانند اسکرام در همه پروژه ها و در همه تیم ها استفاده کند!

این الزامات می توانند موارد زیر باشند:

شکل 2: الزامات انتخاب Agile WoW

Agile WoW در سطح تیم

برای اجرای Agile WoW، ابتدا تیم ها باید رویکردها و روش های مختلف چابک مانند اسکرام، XP، ناب و حتی روش های سنتی مانند فرایندهای فازهای ۵ گانه PMBOK را بشناسند.

در ادامه، تیم‌ها با اتخاذ روش‌های Agile برای توسعه و تحویل محصول یا خدمت، شروع به کار می‌کنند. پس از اینکه تیم‌ها به سطحی از بلوغ رسیدند، شروع به مقیاس‌بندی براساس الزامات شکل ۲ می نمایند و در واقع، یک سفر تغییر(سفرهایی مانند تحول چابک یا تحول دیجیتال چابک) در رویکرد ارائه محصولات و خدمات را بصورت مرحله به مرحله و یا بلادرنگ پشت سر بگذارند.

یک تیم می‌تواند با انتخاب راه‌های کاری چابک خاص (WoW) شروع کند و متعاقباً به WoW دیگری برای مقیاس‌بندی Agile در سراسر سازمان و پشتیبانی از تیم‌ها، راه‌حل‌های یکپارچه سطح بالا یا پورتفولیوهای کسب و کار روی بیاورد.

WoW یک مدل کاری چابک خاص برای هر محصول یا تیم تعریف می کند. این امر، تیم را قادر می سازد تا با حداکثر انعطاف پذیری و حداقل محدودیت ها برای بهینه سازی عملکرد خود تلاش کند. در نتیجه، تیم‌ها این روش‌ها و شیوه‌ها را برای برآوردن نیازهای سازمانی اتخاذ و در ادامه تکامل و توسعه می‌دهند.

در واقع WoW یکی از ستون های اصلی جعبه ابزار چابک مهندسی شده یا چابک منظم یا همان DA: Disciplined Agile می باشد که در شکل زیر نشان داده شده است.

سپس این انعطاف‌پذیری برای تیم‌ها فراهم شود تا در مورد روش‌ها، فرآیندها و شیوه‌های چابک تصمیم بگیرند که کدام ترکیب برای بهینه‌سازی عملکرد کدام تیم و متناسب با کدام نیازهای سازمانی مناسب‌تر است.

شکل 3: جعبه ابزار چابک منظم

برای درک بیشتر چابک مهندسی شده، دوره مدیریت چابک مهندسی شده یا چابک منظم (DA) را ببینید.

Agile WoW در سطح سازمان

ما در یک محیط پیچیده هستیم و جالب است که اکثر مشکلات پیچیده، راه حل ساده ای دارند و تحویل محصولات و یا خدمات نوآورانه به روش چابک، یک سفر تکاملی است که با پذیرش چابکی توسط تیم‌های کوچک شروع می‌شود و سپس در میان تیم‌های متعدد مقیاس‌بندی و توسعه می یابد و در نهایت به یک شرکت چابک بسط می یابد.

چارچوب مقیاس سازمانی به پیاده‌سازی شیوه‌های چابک در سطح سازمانی کمک می‌کند تا در سطوح مختلف سازمان، روش چابک مختص آن واحد سازمانی انتخاب شود. این چارچوب سازمانی در چهار لایه به شرح زیر گسترش می یابد:

پورتفولیوی سازمان
جریان های ارزش
طرح ها و پروژه های سازمان
تیم ها

چنین چارچوب‌های مقیاس سازی سازمانی، به ساده‌ترین سیستم‌ها کمک می‌کند تا به پیچیده‌ترین سیستم‌ها، متناسب با خواسته‌های همه ذینفعان تبدیل شوند. این کار باعث می شود تا خروجی های ارزشمندتری بصورت موثر و سازگار به مشتریان ارائه گردد.

در واقع با اجرای Agile WoW در سطح سازمان، کل سازمان یکپارچه به مشتری فکر می کند و کل سازمان مسئولیت پذیر است تا نوآوری و پاسخ گویی سریع به نیازهای مشتری را در دستور اول کار خود قرار دهد.

مثال از Agile WoW

یک مثال جالب از Agile WoW، روش جمعه‌های آزاد است، که در آن کارمندان از تمام بخش‌های شرکت به‌طور داوطلبانه با ریتم خاصی با هم ملاقات می‌کنند، مثلا هر جمعه.

روش اجرای جمعه های آزاد به این صورت است که کارمندان می توانند موضوعاتی را پیشنهاد کنند که احساس می کنند مهم هستند و مایلند روی آن کار کنند. هر شرکت کننده موضوع خود را در یک پست می نویسد، آن را به سایر کارکنان سازمان معرفی می کند تا تیم ها بتوانند به طور خودجوش پیرامون موضوعات انتخاب شده تشکیل شوند. سپس این تیم های خودجوش، برای مدت زمان معینی روی موضوعات خود کار می کنند تا در جمعه های آزاد، نتایج خود را به سایر هم تیمی های خود، منتقل کنند.

دانش بین افرادی که معمولاً با هم کار نمی کنند به اشتراک گذاشته می شود و مشکلاتی که اغلب مورد توجه قرار نمی گیرند حل می شوند. علاوه بر بسیاری از ایده های جدید که به وجود می آید، همکاری های درون شرکت نیز تقویت شده و ساختارهای وظیفه ای سنتی از هم می پاشند!

جمع بندی:

موفقیت، مستلزم عمل، نظم و پشتکار است و به خودی خود به دست نمی آید. رویکردهای زیادی برای اجرای کار وجود دارد. به عنوان مثال، می توان مربیان داخلی را آموزش داد، می توان مشاوری از بیرون سازمان را استخدام کرد یا از ابزارهای جدیدی مانند Azure برای چابکی استفاده کرد تا ساختار و سازماندهی را آسان تر کند.

استفاده از Agile WoW برای توسعه و ارائه خدمات و محصولات نوآورانه، اولین گام در سفر تکاملی Agile است و افزایش فروش شرکت ها در شرایط درتغییر و پر چالش امروز، متناسب با انتخاب و استفاده از بهترین Agile WoW می باشد.

هدف هر کسب و کاری، ارائه مدام و مداوم محصولات و خدمات نوآورانه به مشتریان و اخذ بازخورد سریع از وی است. وقتی تیم‌ها از Agile WoW مناسبی استفاده کنند که با ابعاد مشخص شده در شکل ۲ و برای آن تیم همخوانی داشته باشد، خلاقیت و نوآوری یک هنجار جدید خواهد بود و سازمان شما یک سازمان پیش رو.