۹ نکته کاربردی برای برآورد حرفه ای در پروژه

مقدمه:

تخمین مدت زمان ، فرآیند برآورد زمان مورد نیاز برای تکمیل یک فعالیت یا بسته کاری، با توجه به منابع اختصاص داده شده می باشد و برآورد هزینه، فرآیند ایجاد تقریبی از هزینه منابع مورد نیاز برای تکمیل کار پروژه است.
اما گاهی اوقات تخمین زدن و برآورد کردن، کاری حوصله سر بر و بی فایده بنظر می آید و شاید از خودتان پرسیده باشید، چرا لازم است چیزی را تخمین بزنم که می دانم تخمین درستی نخواهد بود!؟
شاید این سوال به ذهنتان خطور کرده باشد که تخمین زدن مانند افتادن یک سیب از درخت است و تا سیب به زمین برسد، ده ها چرخ می خورد . حال چرا من تخمینی بزنم که تا زمان اجرای آن فعالیت، ده ها تغییر را به خود خواهد دید؟!
علاوه بر آن، برآوردها، تحت تأثیر عوامل چالش برانگیز زیادی می باشند؛ عواملی مانند محدوده، نوع پروژه، منابع درگیر در برآورد، نوع مشتری، متغیرهای ناشناخته، ریسک‌های بالقوه و ده ها المان دیگر.
اما چه خوشتان بیاید، چه نیاید؛ برآورد برای موفقیت پروژه شما و سازمان شما بسیار مهم است. نکاتی که در ادامه به آن اشاره می شود، تواند به متخصصان مدیریت پروژه کمک کند تا به تخمینی برسند که هم مفید و دقیق است و هم کاربردی. پس با ما همراه باشید!

نکته ۱: تاثیر احتمالات در تاخیر و تخصیص رزرو اقتضائی

همیشه موارد احتمالی را در نظر بگیرید. احتمالی چیزی است که انتظار می رود اتفاق بیفتد. بنابراین، مدیران پروژه نباید صرفاً برای اینکه پروژه کم هزینه تر به نظر برسد، تاثیر احتمالات را از برآوردهای خود حذف کنند. علاوه بر تاثیر احتمالات و لزوم اختصاص رزرو اقتضائی در تخمین، لازم است زمان و منابع مورد نیاز برای موارد احتمالی را نیز درنظر بگیرید.
البته در صورت عدم استفاده از این رزروهای اقتضائی، پروژه زودتر انجام می شود و سازمان می تواند بودجه اختصاص داده شده به این رزرو را بعنوان سود پروژه در نظر بگیرد.

نکته ۲: اعداد تخمین را جوری تنظیم نکنید که دقیقا با بودجه یا زمانبندی پروژه منطبق شود!

هنگام برآورد کردن زمان و هزینه پروژه، ممکن است یک مدیر پروژه وسوسه شود که تیم را تحت فشار قرار دهد تا اعداد را به طور خوش بینانه ای، پایین تر درنظر بگیرند تا برآوردها، متناسب با بودجه یا زمانبندی پروژه باشد. اما این موضوع، تخمینی را ایجاد می کند که فقط روی کاغذ خوب است. در زمان بروز مشکل نیز، تیم پروژه این موضوع را توجیه کرده و اعلام می کنند که از آنها خواسته شده تا اعداد را این طور تخمین بزنند، در حالیکه آن ها موافق این موضع نبوده اند!
اگر بودجه و محدوده با هم تضاد دارند، کسانی که برآورد زمانی و هزینه ای را انجام می دهند،می بایست به جای این کار، محدوده را بازتنظیم و تدقیق کنند.
لذا از تیم بخواهید که فقط آنچه را که می‌توان در چارچوب بودجه و زمان بندی انجام داد را ارائه دهند و تخمین ها را دست پائین و یا دست بالا درنظر نگیرند.

نکته ۳: مفروضات را با تیم به اشتراک بگذارید

یک اشتباه رایج هنگام تخمین، فهرست کردن وظایف و اعداد است؛ در حالی که اعداد به تنهائی، فرضیاتی که پشت این اعداد هستند را مشخص نمی کند. به عنوان مثال، اعضای تیم ممکن است بگویند که می توانند یک فرم آنلاین را در هفت ساعت ایجاد کنند؛ اما آنها فرمی یک صفحه ای با 10فیلد را در ذهن خود متصور هستند، در حالی که شما انتظار یک فرم ۲ صفحه ای با 20 فیلد را در نظر خودتان دارید.
لذا با به اشتراک گذاری مفروضات پروژه، اطمینان حاصل کنید که هریک از اعضای تیم، جزئیات واضحی را در مورد آنچه که تخمین می زنند در اختیار دارند تا از غافلگیری های پرهزینه بعدی در پروژه جلوگیری شود.

نکته ۴: ساختار شکست پروژه را تا سطح لازم، بشکنید.

هرچه تفکیک جزئیات بیشتر باشد، تخمین دقیق تر است و راحت تر می توان همه اطلاعات را بصورت شفاف در اختیار کل تیم قرار داد. برای مثال، این جمله که ما یک فروشگاه آنلاین می خواهیم، چقدر زمان و هزینه لازم دارد؟؛ خیلی جمله کلی است . حال اگر همین بسته کاری را شکسته و واضح‌تر کنیم و بگوئیم: ما نیازمند ایجاد حساب کاربری، رابط مدیریت حساب، سبد خرید و ایمیل‌های تأیید خرید به مشتریان هستیم؛ در این صورت، تخمین موارد فوق، بسیار راحت تر و دقیق تر قابل انجام است.
برآوردهای دقیق تر ممکن است هزینه و زمان بالاتری را نشان دهد: اما این موضوع خیلی بهتر از زمانی است که در اواسط پروژه متوجه شوید که تخمین های شما نادرست بوده است.

نکته ۵:‌ فعالیت هایی که معمولا نادیده گرفته می شوند را دوباره بررسی کنید

در تخمین بسته های کاری یا فعالیت های پروژه، فعالیت های جانبی مانند ارائه بازخورد در خصوص نقشه های ارسالی، برگزاری جلسات، رفع اشکالات بوجود آمده در زمان توسعه محصول و ده ها موضوع دیگر وجود دارند که می توان از آن ها چشم پوشی کرد. اما این فعالیت‌هایی که اغلب نادیده گرفته می‌شوند، اغلب در طول پروژه اتفاق می‌افتند و اغلب می‌توانند برآوردها را از مسیر خود خارج کنند. اگرچه این وظایف می توانند تأثیر زیادی بر تخمین شما داشته باشند، ارزیابی اینکه بخش های خاصی از پروژه چقدر طول می کشد دشوار است. برای مثال، بازخورد می تواند از “تغییر این دو جمله” تا “من این مفهوم را دوست ندارم، می توانید چیز دیگری پیشنهاد کنید؟” متغیر باشد. برای رسیدگی به این ابهام، به مستندات قبلی پروژه و درس آموخته های پروژه های مشابه مانند گزارش‌ پروژه‌های گذشته نگاه کنید و درصدی از زمان و هزینه را به این فعالیت های جانبی اختصاص دهید.

نکته ۶: دقت برآورد شما چقدر است؟

تخمین ها همه بر اساس فرضیات شکل می گیرند ، اما برخی از برآوردها دقیق تر از بقیه هستند. برای مثال، اگر پروژه شامل استفاده از فناوری جدید باشد، تخمین شما نسبت به زمانی که از سیستمی استفاده می‌کنید که قبلاً آن را می‌شناسد، دقت کمتری خواهد داشت. علاوه بر این، بسیاری از تخمین ها به دلیل محدودیت های زمانی فاز برنامه ریزی، خیلی سریع انجام می شوند. در این موارد، دقت برآوردها به شدت کاهش می یابد.
بسیار مهم است که صحت برآورد را اعلام کنید، به این معنی که مشخص کنید مقدار داده شده چقدر می تواند متفاوت باشد و از چه حدی تا چه حدی تغییر کند.به عنوان مثال راهنمای مجموعه دانش مدیریت پروژه (PMBOK-V6) اینطور توضیح می دهد که: به عنوان مثال، اگر یک پروژه در مرحله آغازین خود باشد، ممکن است دارای یک تخمین تقریبی بزرگ یا (ROM) در محدوده -25٪ تا +75٪ باشد. در میانه پروژه دقت برآوردها می تواند بین -10٪ تا +25 ٪ باشد و در نهایت در انتهای پروژه که اطلاعات بیشتری بدست آمده است، برآوردهای قطعی می توانند دامنه دقتی بین 5-% تا 10+% داشته باشند.البته در برخی از سازمان ها، دستورالعمل هایی برای زمان انجام چنین اصلاحاتی و میزان اطمینان یا دقت مورد انتظار وجود دارد.

با انتقال این اطلاعات به کارفرمای خود، انتظارات وی را نیز تعدیل می کنید و از غافلگیری در هنگام تغییر برآورد اجتناب می کنید.

نکته ۷:‌ریسک ها را فراموش نکنید!

این بخش بسته به میزان آگاهی تیم شما از مدیریت ریسک ممکن است چالش برانگیز باشد. اغلب، تیم یک ارزیابی سریع انجام می دهد، موافقت می کند که این یک پروژه پرریسک است و بالطبع زمان و بودجه بیشتری را به تخمین ها اضافه می کند.
با این حال، این کافی نیست. برنامه‌ریزی برای بودجه ریسک به معنای استفاده از برنامه‌های کاهش ریسک های ثبت‌شده و در نظر گرفتن زمان و بودجه مورد نیاز برای تحقق این برنامه‌ها است. به عنوان مثال، برای جلوگیری از یک محدودیت تکنولوژیک در پروژه، ممکن است برنامه ریزی کنید که یک نمونه اولیه یا پروتوتایپ بسازید. این امر بطور بالقوه مثلا از 200 ساعت کار مجدد جلوگیری می کند. اما با این حال، ساخت خود همین نمونه اولیه هنوز 70 ساعت طول می کشد و این موضوع، باید در هنگام برآورد زمان پروژه، در نظر گرفته شود.

نکته ۸: قانون بازده نزولی

هنگامی که یک عامل (مثلاً منبع) مورد استفاده برای تعیین تلاش مورد نیاز برای تولید یک واحد کار افزایش می‌یابد، در حالی که سایر عوامل ثابت می‌مانند، در نهایت به نقطه‌ای می‌رسیم که در آن افزودن بیش از حد یک عامل ( مثلا منبع) دیگر مانند قبل خروجی نهایی را افزایش نمی دهد و یا حتی کاهش می دهد.
بگذارید یک مثال بزنیم:
فرض کنیم در یک پروژه ساختمانی ، فقط یک استاد بنا و یک شاگرد بنا برای دیوارچینی حضور دارند. استاد بنا برای این‌که بتواند دیوار را در زمان کمتری بچیند، یک شاگرد بنای جدید هم استخدام می‌کند. قاعدتاً میزان دیوارچینی افزایش می باید و زمان إتمام کار پروژه، کاهش.
اما ممکن است استاد بنا با توجه به فشار کار مبنی بر اتمام پیش از موقع پروژه، به سراغ استخدام شاگرد بناهای سوم و چهارم و پنجم برود. اما آیا استخدام هر فرد جدید، به اندازه‌ی افراد قبلی به خروجی اضافه می‌کند؟
به تجربه می‌دانیم که اگر امکانات و فضا و سرمایه‌ی استاد بنا، ثابت باشد، اضافه شدن سومین شاگرد، کمتر از دومین شاگرد به خروجی نهایی یعنی دیوارچینی بیشتر و کاهش زمان اتمام پروژه می افزاید. اضافه شدن چهارمین شاگرد بنا، از سومین هم کم‌اثرتر است. حتی از یک جایی به بعد (مثلاً بعد از استخدام ده شاگرد بنا) با توجه به عواملی مانند تعارضات و اصطکاک میان شاگردان و یا نیاز به هماهنگی بین شاگرد بناها، ممکن است خروجی حتی کمتر از قبل هم بشود. یعنی میزان دیوارچینی روند ثابت و یا حتی نزولی پیدا کرده و زمان اجرای پروژه نیز حتی افزایش هم بیابد. (به جای کاهش)
به زبان ساده ما تا ابد نمی‌توانیم نیروی کار را به پروژه اضافه کنیم و انتظار داشته باشیم که خروجی دائما بیشتر و بیشتر شده و زمان کم تر و کم تر گردد. از یک جایی به بعد، یعنی بعد از نقطه بهینه بهره وری، به زبان خودمانی، نیروها در دست و پای همدیگر می‌روند و این عامل برآوردهای اولیه را دچار اخلال کرده و تخمین زمان و هزینه غلط از آب در می آیند.

نکته ۹: افزایش تعداد منابع و ارتباط آن با برآورد

افزایش تعداد منابع به مثلا دو برابر تعداد اولیه ، همیشه برآوردها، بخصوص برآوردهای زمانی را به نصف کاهش نمی دهد؛ زیرا ممکن است به دلیل این افزایش تعداد منابع، ریسک های پروژه افزایش یابد، نیاز به هماهنگی بیشتر بین نیروها لازم باشد و حتی نیاز به انتقال دانش از یک نیرو به نیروی جدید باشد.
در این شرایط، مدت زمان پروژه نه تنها نصف نشود، بلکه افزایش نیز می یابد.

مقاله ” روش های برآورد زمان در پروژه”  را بخوانید.

جمع بندی:

در این مقاله به بررسی اهمیت و لزوم توجه به تخمین دقیق در پروژه ها پرداختیم و ۹ نکته کلیدی در این خصوص را بررسی کردیم که می تواند به متخصصان مدیریت پروژه کمک کند تا تخمین های دقیق تری (زمانی-هزینه ای و …) در پروژه های خود داشته باشند.

لطفا نظر خودتون رو برامون بنویسید.