بهترین مسیر برنامه ریزی پروژه کدام است؟

چک لیست برنامه مدیریت پروژه

در این چک لیست برنامه مدیریت پروژه، ما نوشتن برنامه پروژه را به ده مرحله، ساده کرده ایم:
1. گردش کار خود را مشخص کنید؛
2. افق برنامه ریزی خود را مشخص کنید؛
3. تجزیه کنید؛
4. بپرسید، حدس نزنید؛
5. سوالات پی در پی؛
6. برای اصلاح زمان بگذارید؛
7. برای آن برنامه ریزی کنید که برنامه ریزی نمی¬شود؛
8. خوب تمام کنید؛
9. بررسی و بهینه سازی پس از پروژه؛
10. نقاط عطف و خطوط مبنا

1. گردش کار خود را تعریف کنید

یک برنامه اولیه تهیه کنید. جریان کلی پروژه خود را از شروع تا تکمیل ترسیم کنید. هر مرحله پروژه و فعالیت ها و وظایف احتمالی مورد نیاز در هر مرحله برای تکمیل پروژه را ترسیم کنید.
هنگام ایجاد یک طرح پروژه، گاهی اوقات وسوسه می شود که مستقیماً به ابزار برنامه ریزی پروژه خود بروید و تمام کارهایی را که باید انجام دهید اضافه کنید. اما قبل از اینکه وظایف خاص و نقاط عطف پروژه را اضافه کنید، مطمئن شوید که ساختار کلی پروژه را به درستی دریافت کرده اید. این بدان معناست که ابتدا گردش کار و مراحل مختلف کار را تعریف کنید. اگر این مقدار را درست انجام دهید، اضافه کردن کارهای خاص بعد از آن بسیار ساده تر می شود. در این مرحله، شما به وظایف واقعی فکر نمی‌کنید، بلکه به این فکر می‌کنید که چگونه می‌توان کارها را با هم و زیرمجموعه‌های کار را در هر مرحله گروه‌بندی کرد.

2. افق برنامه ریزی خود را مشخص کنید.

آیا شما واقع بین هستید؟ بررسی کنید که چقدر می توانید به طور دقیق از قبل برنامه ریزی کنید. فقط برای چیزهایی که می‌دانید با جزئیات برنامه‌ریزی کنید و برای بقیه پروژه هزینه‌های سخاوتمندانه در نظر بگیرید تا بیش از حد خود و تیمتان را متعهد نکنید.
افق برنامه ریزی مقدار زمانی است که امکان پیش بینی آن در آینده در هنگام تهیه طرح پروژه امکان پذیر و قابل اجرا است. به طور کلی، طول افق برنامه ریزی توسط درجه عدم اطمینان در محیط خارجی دیکته می شود: هر چه عدم اطمینان بیشتر باشد، افق برنامه ریزی کوتاه تر است. ممکن است اصلاً امکان برنامه ریزی کل پروژه با جزئیات وجود نداشته باشد، بنابراین فقط برای آنچه می دانید، در مرحله ای که در آن هستید، با جزئیات برنامه ریزی کنید و برای بقیه پروژه هزینه های سخاوتمندانه در نظر بگیرید.

3. تجزیه کنید.

وارد جزئیات شوید. مراحل و وظایف پروژه را به وظایف فرعی کوچک تقسیم کنید که هر کدام بیش از چند روز نباشد. تشخیص اینکه آیا مراحلی از دست رفته است یا نه، و تخمین را برای تیم شما آسان تر می کند.
با ایجاد گردش کار، تعریف افق برنامه‌ریزی، برنامه‌ریزی سطح بالا باید شروع به جزئی‌تر شدن کند. باید تا حد امکان به زیر وظایف کوچک تقسیم شود. زمانی که می¬خواهید به طور دقیق تخمین بزنید که یک مرحله از پروژه چقدر زمان می-برد، مهم است که وظایف را تا حد امکان به بخش های مختلف تقسیم کنید. این به معنای گرفتن یک کار و تعریف تمام وظایف فرعی است که مجموع آن کل کار را تشکیل می دهند و برای آن فعالیت¬ها نیز همین کار را انجام دهید تا بتوان به هر زیرکار یک مقیاس زمانی خاص اختصاص داد.

4. بپرسید، حدس نزنید

خودت درستش نکن! به تیم خود زمینه و یک عدد تقریبی برای شروع بدهید و به آنها کمک کنید تا در تخمین درست با هم همکاری کنند. فرضیات و وابستگی ها را به اشتراک بگذارید و مشخص کنید چه کسی می تواند چه کاری را در چه زمانی انجام دهد.
زمانی که برای ایجاد یک طرح پروژه تحت فشار هستید، ساده ترین کار این است که حدس بزنید که تکمیل هر یک از این بخش های تشکیل دهنده چقدر زمان می¬برد. این یک گزینه است، اما نه یک گزینه خاص هوشمندانه. حدس زدن نه تنها به شما یک برنامه زمان‌بندی ضعیف می‌دهد، بلکه هیچ پایه‌ای برای بحث با مشتری به شما نمی‌دهد، و در صورت تخمین نادرست، هیچ کس دیگری وجود نخواهد داشت که سرزنش شود!

5. سوالات پی در پی

وقتی تیم شما تخمینی به شما می‌دهد، به پرسیدن «چرا» و «چگونه» ادامه دهید تا به آن‌ها کمک کنید تا درباره رویکردشان فکر کنند، فرصت‌های کارآمدی را شناسایی کنید و مطمئن شوید که آنچه را شامل می‌شود متوجه شده‌اید.
فراتر از اینکه فقط از کسی بخواهید تخمین بزند که چقدر زمان می¬برد، باید به او کمک کنید تا زمینه های تخمین خود را درک کند. خوب نیست فقط از کسی بپرسیم که یک چیزی در انزوا چقدر زمان می¬برد. از آنجایی که آنها تخمین جدول زمانی پروژه را در اختیار شما قرار می دهند، باید شروع به پرسش کنید که چگونه به این عدد رسیده¬اند¬. اغلب متوجه می‌شوید که وقتی جزئیات تخمین آنها را به زبان می‌آورید، به عناصری فکر می‌کنند که فراموش کرده‌اند در آن گنجانده شوند و شما شروع به درک وابستگی‌های مربوط به وظایف فردی خواهید کرد.
مقاله “روش برآورد زمان در پروژه” را مطالعه کنید.

6. برای اصلاحات زمان بگذارید.

اصلاح یا تغییر در یک پروژه اجتناب ناپذیر است. برای بررسی و اصلاح چرخه ها، چه در داخل و چه با مشتریان و ذینفعان کلیدی، وقت بگذارید.
یکی از مواردی که معمولاً در ایجاد یک طرح پروژه از قلم می‌افتد این است که زمان برای بررسی و اصلاح چرخه‌ها در نظر گرفته شود. اصلاح یا تغییر در یک پروژه اجتناب ناپذیر است. مشتریان دوست دارند همه چیز را تغییر دهند و علامت خود را روی یک پروژه بگذارند. بنابراین مهم نیست که چقدر فکر می کنید با مشتری خود در یک پروژه همسو هستید، باید اجازه اصلاحات را بدهید.

7. برای آن چیزی برنامه ریزی کنید که برنامه ریزی نمی شود.

پروژه ها هرگز طبق برنامه پیش نمی روند. صرفاً برنامه ریزی برای بهترین سناریو یا طرح A به اندازه کافی خوب نیست. شما باید به برنامه A، برنامه B و برنامه C نیز بپردازید.
در هنگام ایجاد یک طرح پروژه، پیمودن مرز بین خوش بینی و عمل گرایی می تواند دشوار باشد. ایجاد یک طرح پروژه که انعطاف پذیری برای کاهش تغییرات پیش بینی نشده را می دهد برای موفقیت پروژه بسیار مهم است. صرفاً برنامه ریزی برای بهترین سناریو یا طرح A به اندازه کافی خوب نیست – شما باید به برنامه A، برنامه B و برنامه C نیز بپردازید.

8. خوب تمام کنید.

تکمیل پروژه ها به درستی می تواند یک تجارت دشوار باشد. با بارگیری محتوا، QA، آزمایش، دریافت تاییدیه، ایجاد تغییرات DNS و استقرار در تولید، یک برنامه قوی ایجاد کنید و زمان کافی برای مراحل پایانی پروژه خود را در نظر بگیرید.
برنامه ریزی فازهای نهایی یک پروژه فعال می تواند بسیار ساده به نظر برسد – آن را تمام کنید و فقط آن را به صورت فعال دریافت کنید! – با این حال، مراحل پایانی یک پروژه می‌تواند پیچیده‌ترین مراحل باشد زیرا وابستگی‌ها کاملاً درک شده‌اند و اهمیت داشتن یک برنامه مناسب برای اطمینان از اینکه همه چیز می‌تواند به صورت فعال اجرا شود و پروژه به درستی بسته شود مهم است.

9. بررسی و بهینه سازی پس از پروژه

عملیاتی شدن، پایان پروژه نیست. برای اندازه‌گیری عملکرد، ایجاد هرگونه بهینه‌سازی مورد نیاز، و توجه به تمام درس‌های آموخته شده، مرحله‌ای را برای آزمایش و تجزیه و تحلیل پس از عملیاتی شدن یک پروژه را برنامه‌ریزی کنید.
یکی از نادیده‌گرفته‌ترین بخش‌های یک پروژه این است که وقتی به فاز عملیاتی می¬رسد، چه اتفاقی می‌افتد. در شادی و هیجان ارائه یک پروژه، برنامه ریزی برای پایان موثر پروژه گاهی نادیده گرفته می شود. اغلب اوقات یک طرح پروژه با یک نقطه عطف، یعنی تاریخ عملیاتی شدن پروژه، به پایان می رسد. در حالی که یک پروژه ممکن است فعال باشد، تمام نشده است. در واقع، پایان فاز اول یک پروژه واقعاً باید نشان دهنده شروع فاز بعدی باشد.

10. نقاط عطف و خطوط مبنا

پروژه خود را با استفاده از نقاط عطف (milestones) در مسیر خود نگه دارید تا تیم پروژه و مشتری در مورد تاریخ های کلیدی آگاه باشند. پیشرفت را با استفاده از خطوط مبنا (baselines) نظارت کنید به این معنی که بتوانید پیشرفت خود را با طرح اصلی پروژه مقایسه کنید.
به منظور کمک به شما در پیگیری اینکه آیا پروژه شما طبق برنامه اجرا می شود یا خیر، مطمئن شوید که پروژه شما مملو از نقاط عطف است. هنگامی که پروژه شروع می شود، همه متوجه خواهند شد که پیشرفت چگونه است و به سرعت مشخص می شود که آیا پروژه طبق برنامه اجرا می شود یا خیر. اگر از ابزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنید، معمولاً می‌توانید نقاط عطف را به راحتی با استفاده از کشیدن و رها کردن تعیین کنید، و نرم‌افزار مدیریت پروژه از آنها برای ارائه بینش سریع درباره وضعیت پروژه‌تان در حین حرکت استفاده می‌کند. استفاده از نقاط عطف تضمین می کند که هنگام شروع پروژه، تیم پروژه و مشتری در مورد تاریخ های کلیدی که پروژه برای ادامه مسیر باید به آنها برسد، واضح هستند.

جمع بندی

در این مقاله خواندیم که چگونه می توانیم برای انجام پروژه های خود – از تهیه یک کیک تا مگا پروژه ها – برنامه ریزی کنیم. به اهمیت برنامه ریزی و همچنین نکات اساسی و مهم برنامه ریزی از جمله برنامه ریزی در محیط VUCA و با رویکرد چابک، سوالات اساسی برای شروع کار برنامه ریزی نیز اشاره کردیم. همینطور با ذکر مثال ساده ای سعی برآن شد تا مفهوم برنامه ریزی به خوبی جا بیافتد.
تبدیل شدن به یک مدیر پروژه با اعتماد به نفس و موفق کار ساده ای نیست. اگر به دنبال مکانی خوب برای شروع هستید، دوره آنلاین ما در مدیریت پروژه شما را به آنچه می خواهید می رساند.